SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN

SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN

A. Konsep DSS

Dimulai akhir tahun 1960 dengan timesharing komputer yaitu untuk pertama kalinya
seseorang dapat berinteraksi langsung dengan komputer tanpa harus melalui spesialis
informasi.

Istilah DSS diciptakan pada tahun 1971 oleh Anthony Gory dan Scott Morton untuk
mengarahkan aplikasi komputer pada pengambilan keputusan manajemen.

B. Tujuan DSS

1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur.
2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
3. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer.

I. KONSEP KEPUTUSAN

Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan kesempatan.

A. Jenis-Jenis Keputusan
Menurut Herbert A. Simon (ahli manajemen pemenang Nobel dari Carnegie Mellon University) bahwa keputusan terdiri dari 2 jenis, yaitu :
1. Keputusan terprogram
Keputusan terprogram terjadi dan dilakukan, terutama, pada manajemen tingkat bawah. Contoh : keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang.
2. Keputusan tidak terprogram
Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah tak terstruktur karena belum pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur tepatnya tidak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.


B. Tahapan Pengambilan Keputusan


Tahapan pengambilan keputusan oleh manajer, menurut Herbert A. Simon antara lain :

1. Kegiatan intelijen
Dalam kegiatan intelijen ini, manajer mengamati lingkungan untuk mencari kondisi- kondisi yang perlu diperbaiki.


2. Kegiatan merancang
Dalam kegiatan merancang ini, manajer menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.


3. Kegiatan memilih
Dalam kegiatan memilih ini, manajer memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa tindakan yang tersedia.

4. Kegiatan menelaah
Dalam kegiatan menelaah ini, manajer menilai pilihan- pilihan yang lalu.

C. Komponen DSS

1. Dialog
2. Model, terdiri dari :
a. Optimalisasi
b. Statistik / Matematik
c. Financial
3. Database
4.Data

D. Ciri dan Keuntungan DSS

- Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif.
- Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik.

1. Ruang Keputusan
Ruang keputusan merupakan pengaturan untuk rapat kelompok kecil secara tatap muka.
- Ruangan tersebut mendukung komunikasi melalui kombinasi perabotan, peralatan dan tata letak.
- Contoh : ruang keputusan mencakup kombinasi sejumlah komputer, mikrofon, kamera video, dan layar tampilan besar. Di tengah ruangan terdapat konsol fasilitator (orang yang tugas utamanya menjaga diskusi tetap pada alurnya).

2. Jaringan Keputusan
- Jika kelompok kecil tidak mungkin bertemusecara tatap muka, para anggota dapat berinteraksi melalui jaringan komputer setempat (Local Area Network / LAN).
- Setiap anggota dapat saling berkomunikasi melalui terminal alat input keyboard dan melihat pendapat para anggota yang lain melalui layar monitor.

3. Pertemuan Legislatif
Jika kelompok terlalu besar untuk ruang keputusan maka diperlukan pertemuan legislatif.
- Ukuran besar menimbulkan kendala
- kendala tertentu dalam komunikasi, seperti hilangnya kesempatan untuk berpartisipasi mengeluarkan pendapat dan kurangnya waktu yang tersedia.

4. Konferensi Bermedia Komputer
Beberapa aplikasi otomatisasi kantor memungkinkan komunikasi antara kelompok-
kelompok yang besar dengan anggota tersebar secara geografis.

Sumber: Slide Powerpoint Pertemuan 13 Sistem Informasi Manajemen

Read More

Sistem Informasi SDM - SDI

Sistem Informasi SDM - SDI

Definisi Sistem Informasi SDM
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information System / HRIS) merupakan sistem yang digunakan dalam mengelola personil yang ada di dalam perusahaan.
Fungsi SDM
SDM merupakan departemen atau divisi di dalam organisasi yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Manajer SDM dapat menjabat posisi sebagai wakil presiden direktur atau jabatan direktur. Istilah direktur SDM untuk menjelaskan seseorang yang bertanggung jawab atas SDM dan seorang direktur SDM dapat menjadi seorang anggota komite eksekutif.
Kegiatan Utama SDM
1. Perekrutan dan Penerimaan
Kegiatan Perekrutan dan Penerimaan SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan melalui pemasangan iklan lowongan kerja, memberitahukan posisi yang diminta, melakukan wawancara pemilihan, dan mengurus ujian bagi pegawai.


2. Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.


3. Manajemen Data
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi user.


4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan
Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka menerima paket tunjangan, seperti biaya berobat, asuransi kecelakaan, dll. Ketika seorang pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan melakukan wawancara keluar untuk mengetahui bagaimana perusahaan telah memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pegawainya. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun bagi mantan pegawai yang berhak.


MODEL SISTEM INFORMASI SDM



Struktur model yang digunakan terdiri dari :


A. Subsistem input (yang mengumpulkan data dan informasi dari dalam perusahaan dan lingkungannya).


Dalam model Sistem Informasi SDM, Subsistem Input menyediakan data bagi database.
Subsistem Input terdiri dari :


1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi)
SIA (Sistem Informasi Akuntansi) memberikan data personil yang bersifat keuangan. • Jadi, data yang diolah terdiri dari data :
- Data Personil (bersifat non-keuangan dan lebih permanen, contoh : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan).
- Data Akuntansi (bersifat keuangan dan lebih dinamis, contoh : upah per-jam, gaji per-bulan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan).


2. Penelitian SDM
Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, seperti :
a. Penelitian Suksesi (mengidentifikasi calon bagi posisi yang akan tersedia / promosi jabatan).
b. Analisis dan Evaluasi Jabatan (mempelajari setiap jabatan dalam suatu area dan mengidentifikasikan pengetahuan serta keahlian yang diperlukan).
c. Penelitian Keluhan (membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan).


3. Intelijen SDM
Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan SDM dari lingkungan luar perusahaan, seperti :
a. Pemerintah (peraturan ketenagakerjaan).
b. Pemasok (pelaksanaan fungsi perekrutan dan penerimaan pegawai baru).
c. Serikat Pekerja (mengatur kontrak kerja antara perusahaan dan serikat pekerja).
d. Masyarakat Global (menyediakan penjelasan sumber daya lokal, seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi, untuk perekrutan skala lokal, nas/inter-ional).
e. Masyarakat Keuangan (untuk perencanaan personil).
f. Pesaing (perpindahan pegawai dari perusahaan lain).


B. Database (tempat penyimpanan data).


Data yang tersimpan dalam database Sistem Informasi SDM terdiri dari data pegawai (perorangan) dan data non-pegawai (organisasi) yang dapat mempengaruhi arus personil di lingkungan perusahaan .


C. Subsistem output (yang mengubah data menjadi informasi).


Model Sistem Informasi SDM meliputi 6 subsistem output, antara lain :
1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa depan. Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer dilakukan perusahaan adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji dan analisis/evaluasi kerja.


2. Subsistem Perekrutan
Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan melalui 2 aplikasi perekrutan, yaitu :
a. Penelusuran Pelamar
b. Pencarian Internal
Penelusuran pelamar lebih banyak dipraktekkan daripada pencarian internal untuk menemukan calon pekerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.


3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Subsistem Manajemen Angkatan Kerja menggunakan sejumlah aplikasi untuk mengetahui usaha pengembangan angkatan kerja yang sudah dilakukan, yaitu :
a. Aplikasi Penilaian Kinerja
b. Aplikasi Pelatihan
c. Aplikasi Pengendalian Posisi
d. Aplikasi Relokasi
e. Aplikasi Keahlian / Kompetensi
f. Aplikasi Suksesi
g. Aplikasi Pendisiplinan


4. Subsistem Kompensasi
Subsistem Kompensasi merupakan subsistem yang paling banyak dilakukan (80% kegiatan SDM), yaitu melakukan proses penggajian. Sejumlah aplikasi untuk subsistem ini, yaitu :
a. Aplikasi Peningkatan Penghargaan
b. Aplikasi Gaji
c. Aplikasi Kompensasi Eksekutif
d. Aplikasi Insentif Bonus
e. Aplikasi Kehadiran


5. Subsistem Tunjangan
Subsistem Tunjangan menyediakan paket tunjangan baik bagi pegawai yang masih bekerja maupun yang pensiun. Banyak faktor yang menyebabkan subsistem ini sangat rumit dan sukar dilakukan, antara lain lama bekerja, kreatifitas, kinerja, dan adanya inovasi terbaru dari pegawai untuk dapat menentukan sendiri jumlah tunjangan yang diterimanya.


6. Subsistem Pelaporan Lingkungan
Subsistem Pelaporan Lingkungan ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan. Hal ini berkaitan dengan catatan dan analisis pelaporan, peningkatan serikat pekerja, catatan kesehatan, bahan / limbah beracun, dan keluhan.


Sumber: Modul SIM Pertemuan 12 SDM-SDI

Read More

Sistem Informasi Eksekutif

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah salah satu jenis manajemen sistem informasi untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap informasi baik dari dalam maupun dari luar yang relevan dengan tujuan organisasi.

1.1    Karakteristik Sistem Informasi

Eksekutif Sistem Informasi Eksekutif memiliki karakteristik sebagai berikut :

1.      Disesuaikan untuk pihak eksekutif.

2.      Mudah digunakan.

3.      Memiliki kemampuan drill down.

4.      Mendukung kebutuhan data eksternal.

5.      Dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.

6.      Memiliki orientasi masa depan.

1.2    Karakteristik data yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif:

1.      Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.

2.      Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data.

3.      Integrasi data dari basis data yang berbeda - beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.

4.      Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.

5.      Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, Sistem Informasi Eksekutif harus dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan.

6.      Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.

1.3    Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

1.3.1                     Penelitian Mintzberg

Mintzberg mendefinisikan 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO:

1.      Tugas administrasi (22 %)

2.      Panggilan telepon (6%)

3.      Pertemuan tidak terjadwal (10%)

4.      Pertemuan terjadwal (59%)

5.      Kunjungan (3%)

Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa Mintzberg menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan membuat kesimpulan sebagai berikut: “Tampaknya lebih penting bagi seorang manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”

1.3.2                     Penelitian Jones dan McLeod

Hasil penelitian: ·        

Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan (eksternal) tetapi informasi internal diberi nilai lebih tinggi. Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

1.3.3                     Penelitian Rockart dan Treacy

Hasil penelitian:

Tujuan Sentral : Eksekutif menggunakan informasi dari komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

Inti Data Bersama: Database berisi informasi mengenai berbagai data industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu, masa lalu, masa kini dan masa depan. ·

Metode Penggunaan : Eksekutif menggunakan Sistem Informasi Eksekutif untuk mengakses status saat ini, memproyeksikan trend dan melakukan analisis pribadi atas data.

 Organisasi Pendukung :

Para eksekutif dibantu oleh:

a.       Pelatih SIE (anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar perusahaan).

b.      Pengendali SIE (anggota staf eksekutif yang mengorganisasikan peralatan bagi eksekutif).

1.4    Saran-saran untuk Meningkatkan Sistem Informasi

Seorang eksekutif yang belurn rnenggunakan kornputer dikarenakan hanya rnerasa belurn bisa rnernanfaatkan surnber inforrnasinya. Eksekutif tersebut harus rnelakukan langkah untuk rnengembangkan peranan kornputer dalarn sistern inforrnasinya. Narnun untuk rnelakukannya, eksekutif juga harus berusaha untuk meningkatkan kornponen non‐kornputer. Program yang terdiri dari lima langkah untuk rnencapai pengernbangan ini dijelaskan berikut ini:

1.      Mencatat Transaksi – Transaksi Informasi yang masuk. Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab penelitian  Jones dan MCLeod yang berhubungan dengan system mereka.

2.      Merangsang Sumber – Sumber Bernilai Tinggi. Dengan teridentifikasinya sumber- sumber bernilai tinggi , eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber – sumber tersebut.

3.      Memanfaatkan Peluang. Jika sepotong informasi yang baik datang, eksekutif harus meraihnya

4.      Menyesuaikan Sistem pada perorangan. Seperti yang ditunjukkan pada penelitian Jones dan MCLeod, tiap eksekutif memiliki gaya pengupulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain.

5.       Memanfaatkan Teknologi. Eksekutif umumnya berpikiran terbuka berkenaan system mereka akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya.

1.5    Sistem Informasi Eksekutif Berbasis Komputer

Sistem informasi eksekutif (executive information sytem), atau EIS merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.

1.      Model EIS

Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer personal. Komputer personal itu berfungsi sebagai executive workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder, kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif.

2.      Dialog antara eksekutif dan EIS Informasi dapat ditampilakn dalam bentuk tabel, grafik tau narasi. Sebagian perangkat lunak dirancang untuk memudahkan bolak-balik antara tampilan tabel dan grafik. Penjelasan narasi dari tabel dan grafik dapat ditik oleh asisten staf, atau dapat dihasilkan oleh kecerdasan buatan (artifical intellegence).

3.      Drill down Drill down berarti bahwa eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih rinci. Penyatuan konsep-konsep manajemen ·        

Faktor-faktor penentu keberhasilan. Faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor). Bahwa sejumlah kegiatan kunci, atau CSF menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi, dan CSF bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Misalnya di industri kendaraan bermotor, CSF yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat. CSF di industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi. ·        

Management by exception. Tampilan layar management by exception merupakan tampilan layar multimedia yang menggambarkan bagaimana eksekutif dapat menghasilkan informasi yang memudahkan management by exception secara selektif.·        

Model mental. Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan, data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya.

Kesimpulan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah salah satu jenis manajemen sistem informasi untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap informasi baik dari dalam maupun dari luar yang relevan dengan tujuan organisasi. Sistem Informasi Eksekutif memiliki 6 karakteristik, yaitu disesuaikan untuk pihak eksekutif, mudah digunakan, memiliki kemampuan drill down, mendukung kebutuhan data eksternal, dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi, memiliki orientasi masa depan.

Sumber Referensi: 

Slide Pertemuan 11 Sistem Informasi Manajemen

Sumber 1

Read More