SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

1.1    Pendahuluan

Telah kita ketahui bahwa pemasaran bertanggung jawab menentukan apa yang diinginkan dan dibutuhkan konsumen. Setelah penentuan ini dibuat, dan eksekutif perusahaan memutuskan untuk memenuhi keinginan dan kebutuhan tersebut, sekarang merupakan tanggung jawab dari fungsi manufaktur untuk memproduksi produk tersebut.

1.2    Definisi Sistem Informasi Manufaktur

Sistem Informasi Manufaktur adalah salah satu subsistem CBIS yang menyediakan informasi mengenai operasi produksi. Output dari Sistem Informasi Manufaktur digunakan untuk menciptakan dan mengoperasikan sistem produk fisik perusahaan. Manajemen manufaktur menggunakan komputer baik sebagai sistem konseptual maupun sebagai suatu elemen dalam sistem produksi fisik. Computer-Aided Design (CAD), Computer-Aided Manufacturing (CAM), dan Robotik semuanya menggambarkan cara menggunakan teknologi komputer dalam sistem fisik.

Evolusi komputer sebagai suatu sistem manufaktur konseptual paling mudah dilihat dalam area persediaan. Awalnya terdapat sistem yang menentukan titik pemesanan kembali (ReOrder Point / ROP), kemudian datang konsep MRP, dimana MRP I dikenal sebagai Material Requirements Planning dan MRP II dikenal sebagai Manufacturing Resources Planning. Sistem MRP menawarkan suatu cara untuk mencapai manajemen persediaan.

Cara lain untuk mencapai manajemen persediaan adalah pendekatan JIT (Just-In-Time). JIT merupakan pendekatan yang unik diantara konsep-konsep produksi modern, karena tidak terlalu bergantung pada teknologi komputer. Perhatian utama kita dalam mempelajari sistem informasi manufaktur adalah bagaimana komputer digunakan sebagai suatu sistem konseptual yang digabungkan dengan aplikasi dalam sistem fisik oleh suatu konsep yang disebut CIM (Computer-Integrated Manufacturing).

1.3    Model Sistem Informasi Manufaktur

Sumber: Slide Pertemuan 9 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 9.1

Model Sistem Informasi Manufaktur

Struktur model yang digunakan terdiri dari:

1.       Subsistem Input, terdiri dari: sistem informasi akuntansi, subsistem industrial engineering, dan subsistem intelijen manufaktur.

2.       Database

3.       Subsistem Output, terdiri dari : subsistem produksi, subsistem persediaan, subsistem kualitas, dan subsistem biaya.

1.4    Subsistem Input Sistem Informasi Manufaktur

Dalam model Sistem Informasi Manufaktur, Subsistem Input menyediakan data bagi database. Subsistem input terdiri dari:

1.       SIA (Sistem Informasi Akuntansi)               

2.       Industrial Engineering                                 

3.       Intelijen Manufaktur                                    

1.4.1                     SIA (Sistem informasi Akuntansi)

SIA (Sistem Informasi Akuntansi) mengumpulkan data intern yang menjelaskan operasi manufaktur dan data lingkungan yangmenjelaskan transaksi perusahaan dengan pemasoknya. Sistem Informasi Akuntansi menangkap data langsung (real time/ waktu nyata) yang menjelaskan penggunaan sumber daya fisik.

Tugas pengumpulan data yang menjelaskan operasi produksi, paling baik dilaksanakan dengan menggunakan terminal pengumpulan data. Pegawai produksi memasukkan data ke dalam terminal dengan menggunakan kombinasi media yang dapat dibaca mesin dan keyboard. Media tersebut paling sering berbentuk dokumen.

Dokumen-dokumen yang dapat dijadikan sebagai media pengumpulan data, antara lain:

1.       Dokumen dengan barcodeyang dapat dibaca secara optis.

2.       Dokumen dengan tanda pensil (biasanya penggunaan pensil 2B) yang dapat dibaca secara optis.

3.       Kartu plastik dengan garis-garis catatan yang dapat dibaca secara magnetis.

1.4.2                     Subsistem Industrial Engineering

Subsistem Industrial Engineeringterdiri dari proyek-proyek pengumpulan data khusus dari dalam perusahaan yang menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk suatu produksi. Subsistem Industrial Engineeringmenyediakan standar produksi yang memudahkan management by exception(manajemen terlibat jika sesuatu berjalan tidak sesuai rencana).

Industrial Engineeringmenetapkan standar dengan mempelajari proses produksi untuk menentukan berapa lama waktu yang harus dihabiskan. Standar ini disimpan dalam database dan dibandingkan dengan kinerja aktual yang disediakan oleh SIA. Penyimpangan yang cukup besar dilaporkan ke manajemen.

Industrial Engineeringmerupakan analis sistem yang terlatih khusus untuk mempelajari operasi manufaktur dan membuat saran-saran perbaikan. Industrial Engineeringmengkhususkan diri dalam rancangan dan operasi sistem fisik, tetapi juga memahami sistem konseptual.

1.4.3                     Subsistem Intelijen Manufaktur

Subsistem Intelijen Manufaktur digunakan untuk mengumpulkan data dari lingkungan. Subsistem Intelijen Manufaktur memungkinkan manajemen mengetahui perkembangan terakhir mengenai kegiatan pemasok dan serikat pekerjanya. Pemasok dan serikat pekerja merupakan tanggung jawab khusus manufaktur. Pemasok menyediakan banyak data dalam bentuk katalog dan daftar harga. Sebagian besar data yang menjelaskan serikat pekerja tidak pernah masuk ke dalam komputer perusahaan, tetapi dikomunikasikan melalui perkataan dan dalam bentuk salinan kertas.

1.5    Subsistem Database Sistem Informasi Manufaktur

Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali. Data yang masuk ke dalam database berasal dari subsistem input, yaitu:

1.       Sumber Internal, terdiri dari SIA, Industrial Engineering.

2.       Sumber Eksternal, terdiri dari Intelijen Manufaktur.

Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari database.

1.6    Subsistem output Sistem Informasi Manufaktur

Data input diubah menjadi informasi oleh subsistem output. Subsistem output terdiri dari:

1.       Subsistem Produksi

2.       Subsistem Persediaan

3.       Subsistem Kualitas

4.       Subsistem Biaya

1.6.1                     Subsistem Produksi

Subsistem Produksi menjelaskan tiap langkah dari proses transformasi (dari pemesanan bahan baku dari pemasok hingga pelepasan barang jadi ke pasar. Subsistem Produksi memungkinkan manajemen membangun dan mengoperasikan fasilitas manufaktur. Manajemen manufaktur menggunakan subsistem produksi untuk mengelola proses produksi harian dan membantu dalam pembangunan fasilitas produksi baru. Keputusan konstruksi pabrik dibuat pada tingkat eksekutif karena dampak jangka panjangnya dan jumlah investasi yang besar.

Beberapa alasan mengapa diperlukan suatu pabrik baru, antara lain:

1.       Pabrik ada yang sudah usang.

2.       Pasar untuk produk perusahaan sudah bergesar tetapi pabrik tersebut tidak lagi berada di lokasi yang strategis.

3.       Pabrik yang ada tidak mampu lagi menangani volume yang meningkat.

1.6.2                     Subsistem Persediaan

Subsistem Persediaan memelihara catatan konseptual dari material saat material bergerak dari bahan mentah menjadi barang dalam proses dan akhirnya barang jadi. Tingkat persediaan perusahaan sangat penting karena menggambarkan investasi yang besar. Uang yang tertanam dalam persediaan tidak dapat digunakan untuk hal-hal lain. Tingkat suatu barang tertentu, terutama, dipengaruhi oleh jumlah unit yang dipesan dari pemasok setiap kalinya. Tingkat persediaan rata-rata dapat diperkirakan separuh kuantitas pesanan ditambah safety stock.

Penentuan kuantitas pesanan terbaik dipengaruhi oleh biaya pemeliharaan dan biaya pembelian. Biaya pemeliharaan merupakan biaya tahunan menyimpan suatu persediaan tergantung pada jenis material yang disimpan. Biaya pembelian merupakan biaya yang terjadi saat material dipesan.

1.6.3                     Subsistem Kualitas

Subsistem Kualitas memastikan bahwa tingkat kualitas bahan baku yang diterima dari pemasok memenuhi standar persyaratan, kemudian melaporkan tingkat kualitas pada tiap tahap kritis dari proses tranformasi dan akhirnya memastikan bahwa kualitas barang jadi ada pada tingkat yang diinginkan. Jika suatu perusahaan ingin bersaing di pasar dunia, maka perusahaan tersebut harus mampu memproduksi produk berkualitas tinggi dengan biaya rendah.

Subsistem Kualitas memungkinkan perusahaan mencapai kualitas produk dengan memantau arus material, dimulai dari penerimaan dari pemasok, melalui proses produksi, dan berakhir pada konsumsi atau penggunaan oleh konsumen.

1.6.4                     Subsistem Biaya

Subsistem Biaya membuat manajemen tetap mengetahui perkembangan terakhir mengenai biaya proses tranformasi dan kerugian potensial (potential loss). Subsistem Biaya memungkinkan manajemen mengendalikan biaya dari kegiatan transformasi produksi melalui umpan balik informasi.

1.7    Komputer Sebagai Bagian Dari Sistem Fisik

Telah banyak yang dicapai dalam penggunaan mesin yang dikendalikan oleh komputer dalam area produksi. Mesin-mesin tersebut berbiaya lebih murah daripada para pekerja manusia dan mempu berkinerja lebih baik dalam beberapa hal. Suatu perusahaan harus memamnfaatkan teknologi komputer jika ingin bertahan dalam pasar dunia.

1.7.1                     Computer Aided Design (CAD)

CAD (Computer-Aided Design) melibatkan pengguna komputer untukmembantu rancangan produk yang akan dimanufaktur. CAD disebut juga CAE (Computer Aided Enginering).

CAD pertama-tama muncul dalam industri dirgantara sekitar tahun 1960-an dan kemudian diadopsi oleh pembuat mobil. CAD kemudian digunakan untuk merancang segala sesuatu dari struktur rumit, seperti bangunan dan jembatan hingga bagian-bagian kecil.

1.7.2                     Computer Aided Manufacturing (CAM)

CAM (Computer-Aided Manufacturing) adalah penerapan komputer dalam produksi. Mesin produksi khusus yang dikendalikan komputer mampu menghasilkan produk sesuai spesifikasi yang diperoleh dari database rancangan. Melalui CAM, produksi dapat berjalan lebih cepat dan presisi (ketelitian) yang tinggi memungkinkan lebih sedikit bagian yang cacat dan terbuang percuma.

1.7.3                     Robotik

Robotik melibatkan pengguna robot industrial (Industrial Robots/ IR), alat yang secara otomatis melaksanakan tugas tertentu dalam proses manufaktur. Penggunaan robot memungkinkan perusahaan memotong biaya dan mencapai tingkat kualitas yang tinggi, tetapi mereka juga mampu melaksanakan pekerjaan yang berbahaya, seperti bekerja di area bersuhu sangat tinggi.

1.8    Komputer Sebagai Sistem Informasi

Sistem Informasi Manufaktur digunakan untuk menjelaskan subsistem CBIS yang menyediakan informasi mengenai operasi produksi. Output dari Sistem Informasi Manufaktur digunakan untuk menciptakan dan mengoperasikan sistem produk fisik perusahaan.

1.8.1                     Sistem Titik Pemesanan Kembali (Re-Order Point/ ROP)

ROP (Re-Order Point) merupakan suatu strategi yang reaktif, maksudnya menunggu hingga saldo suatu jenis barang mencapai tingkat tertentu dan kemudian memicu pesanan pembelian. Beberapa Istilah dalam ROP:

1.       Stock-out: kehabisan persediaan.

2.       Lead time: waktu yang dibutuhkan pemasok untuk mengisi pesanan.

3.       Safety stock: persediaan aman.

Manajer manufaktur tidak perlu menebak untuk menentukan ROP, tetapi dapat menggunakan rumus ROP berikut :

R = (L*U)+ S

Keterangan:

R : titik pemesanan kembali

L : lead timepemasok (dalam hari)

U : tingkat pemakaian (jumlah unit yg digunakan/terjual per-hari)

S : tingkat safety stock (dalam unit)

Misalnya, jika pemasok memerlukan 14 hari untuk menyediakan bahan baku yang dipesan, dan perusahaan menggunakan 10 unit per-hari, maka perusahaan akan menggunakan 140 unit sementara menunggu pemasok memenuhi pesanan. Tambahkan angka tersebut dengan safety stock sebesar 16, maka didapat ROP sebesar 156.

1.8.2                     Material Requirements Planning (MRP)

MRP dikembangkan pada tahun 1960-an oleh Joseph Orlicky dari J.I.Case Company. MRP (Material Requirements Planning) adalah suatu strategi material proaktif yaitu mengidentifikasikan material, jumlah dan tanggal yang dibutuhkan.

MRP memungkinkan perusahaan mengelola materialnya secara baik sehingga dapat menghindari kehabisan persediaan yang disebabkan oleh pesanan yang tidak tersedia. Juga, dengan mengetahui kebutuhan material di masa depan, pembeli dapat merundingkan perjanjian pembelian dengan pemasok dan mendapatkan keuntungan finansial.

MRP memiliki 4 ( empat ) komponen, yakni:

1.       Master production schedule system

2.       Material requirement planning system

3.       Capacity requrement planning system

4.       Order release system

1.8.2.1                  Master Production Schedule System

Master production schedule system menggunakan 4 file data master, seperti file Pesanan Pelanggan, file Ramalan Penjualan, file Persediaan Barang Jadi, dan file Kapasitas Produksi. Master production schedule system memproyeksikan produksi cukup jauh ke depan untuk mengakomodasi proses produksi yang merupakan kombinasi lead time pemasok dan waktu produksi terlama.

1.8.2.2                  Material Requirement Planning System

Material requirement planning system menentukan berapa banyak material yang diperlukan untuk memproduksi jumlah unit yang diinginkan. Material yang dimiliki harus dikurangi dengan kebutuhan bruto untuk menentukan kebutuhan netto, yaitu jumlah yang harus dibeli untuk memenuhi jadwal produksi.

1.8.2.3                  Capacity Requrement Planning System

Capacity requrement planning system bekerja berhubungan dengan material requirement planning system untuk memastikan bahwa produksi terjadwal tersebut sesuai dengan kapasitas pabrik. Output utama adalah jadwal pesanan terencana, yang mendaftarkan jumlah kebutuhan tiap material berdasarkan periode waktu.

Output lainnya mencakup:

a)       Perubahan pesanan terencana, yang mencerminkan pesanan yang dibatalkan, pesanan yang dipercepat, dan kuantitas pesanan yang dimodifikasi.

b)       Laporan perkecualian, yang menandai barang-barang yang memerlukan perhatian manajemen.

c)       Laporan kinerja, yang menunjukkan seberapa baik kinerja sistem dilihat dari ukuran stock-out dan ukuran lain.

d)       Laporan perencanaan, yang dapat digunakan oleh manajemen manufaktur untuk perencanaan persediaan masa depan.

1.8.2.4                  Order Release System

Order release system (sistem pelepasan pesanan) menggunakan jadwal pesanan terencana untuk input dan mencetak suatu laporan pelepasan pesanan. Satu salinan diserahkan kepada pembeli di departemen pembelian untuk digunakan dalam berunding dengan pemasok dan salinan lainnya dikirimkan ke manajemen kerja untuk digunakan dalam mengendalikan proses produksi.

1.8.3                     Manfaat MRP

Manfaat MRP adalah:

1.       Perusahaan dapat mengelola materialnya secara lebih efisien.

2.       Perusahaan dapat menghindari kehabisan persediaan barang.

3.       Perusahaan mengetahui kebutuhan material di masa depan.

4.       Pembeli dapat merundingkan perjanjianpembeli dengan pemasok.

1.9    Manufacturing Resource Planning (MRP II)

MRP II dikembangkan oleh Oliver Wight dan George Plossl. MRP II (Manufacturing Resource Planning) mengintegrasikan semua proses di dalam manufaktur yang berhubungan dengan manajemen material.

1.9.1                     Manfaat MRP II

1.       Penggunaan sumber daya yang lebih efisien

2.       Perencanaan prioritas yang lebih baik

3.       Pelayanan pelanggan yang meningkat

4.       Semangat kerja pegawai meningkat

5.       Informasi manajemen yang lebih baik

1.9.1.1                  Penggunaan Sumber Daya yang Lebih Efisien

Pengurangan dapat diperkirakan terjadi dalam persediaan barang dalam proses dan barang jadi, peralatan pabrik dapat dimanfaatkan lebih baik, antrian di pusat-pusat kerja dapat ditemukan, dan pemeliharaan peralatan dapat dijadwalkan dengan lebih baik.

1.9.1.2                  Perencanaan Prioritas yang Lebih Baik

Jumlah waktu yang diperlukan untuk menempatkan pekerjaan ke dalam produksi dapat dikurangi dan jadwal produksi dapat lebih mudah dimodifikasi untuk mencerminkan perubahan kebutuhan pelanggan.

1.9.1.3                  Pelayanan Pelanggan yang Meningkat

Kemampuan perusahaan untuk memenuhi tanggal pengiriman yang dijanjikan dapat ditingkatkan dan tersedia peluang untuk kualitas yang lebih baik serta harga yang lebih murah.

1.9.1.4                  Semangat Kerja Pegawai Meningkat

Para pegawai dapat memperoleh keyakinan dalam sistem sehingga menghasilkan koordinasi komunikasi antar-departemen yang lebih baik.

1.9.1.5                  Informasi Manajemen yang Lebih Baik

Manajemen dapat menggunakan output sistem untuk memperoleh pandangan yang lebih baik mengenai sistem produksi fisik dan untuk mengukur kinerja dari sistem tersebut. Selain itu, eksekutif dan manajer perusahaan dari semua area fungsional dapat membuat perencanaan jangka panjang yang lebih baik.

1.10 Pendekatan Just-In-Time (JIT)

Pendekatan just–in–time (JIT) menjaga arus material melalui pabrik hingga minimum dengan menjadwalkan material agar tiba di stasiun kerja“ tepat pada waktunya”.

Tujuan : agar meminimumkan biaya persediaan dan penanganan (keamanan dan asuransi).

Kunci : waktu (pasokan bahan baku tiba dari pemasok tepat sebelum produksi dijadwalkan untuk dimulai).

Menjaga arus material melalui pabrik sehingga minimum dengan menjadwalkan material agar tiba distasiun kerja” tepat waktunya”.

1.11 Sumber Referensi

Slide Pertemuan 9 Sistem Informasi Manajemen