Sistem Informasi Eksekutif

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah salah satu jenis manajemen sistem informasi untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap informasi baik dari dalam maupun dari luar yang relevan dengan tujuan organisasi.

1.1    Karakteristik Sistem Informasi

Eksekutif Sistem Informasi Eksekutif memiliki karakteristik sebagai berikut :

1.      Disesuaikan untuk pihak eksekutif.

2.      Mudah digunakan.

3.      Memiliki kemampuan drill down.

4.      Mendukung kebutuhan data eksternal.

5.      Dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.

6.      Memiliki orientasi masa depan.

1.2    Karakteristik data yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif:

1.      Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.

2.      Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data.

3.      Integrasi data dari basis data yang berbeda - beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.

4.      Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.

5.      Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, Sistem Informasi Eksekutif harus dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan.

6.      Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.

1.3    Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

1.3.1                     Penelitian Mintzberg

Mintzberg mendefinisikan 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO:

1.      Tugas administrasi (22 %)

2.      Panggilan telepon (6%)

3.      Pertemuan tidak terjadwal (10%)

4.      Pertemuan terjadwal (59%)

5.      Kunjungan (3%)

Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa Mintzberg menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan membuat kesimpulan sebagai berikut: “Tampaknya lebih penting bagi seorang manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”

1.3.2                     Penelitian Jones dan McLeod

Hasil penelitian: ·        

Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan (eksternal) tetapi informasi internal diberi nilai lebih tinggi. Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

1.3.3                     Penelitian Rockart dan Treacy

Hasil penelitian:

Tujuan Sentral : Eksekutif menggunakan informasi dari komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

Inti Data Bersama: Database berisi informasi mengenai berbagai data industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu, masa lalu, masa kini dan masa depan. ·

Metode Penggunaan : Eksekutif menggunakan Sistem Informasi Eksekutif untuk mengakses status saat ini, memproyeksikan trend dan melakukan analisis pribadi atas data.

 Organisasi Pendukung :

Para eksekutif dibantu oleh:

a.       Pelatih SIE (anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar perusahaan).

b.      Pengendali SIE (anggota staf eksekutif yang mengorganisasikan peralatan bagi eksekutif).

1.4    Saran-saran untuk Meningkatkan Sistem Informasi

Seorang eksekutif yang belurn rnenggunakan kornputer dikarenakan hanya rnerasa belurn bisa rnernanfaatkan surnber inforrnasinya. Eksekutif tersebut harus rnelakukan langkah untuk rnengembangkan peranan kornputer dalarn sistern inforrnasinya. Narnun untuk rnelakukannya, eksekutif juga harus berusaha untuk meningkatkan kornponen non‐kornputer. Program yang terdiri dari lima langkah untuk rnencapai pengernbangan ini dijelaskan berikut ini:

1.      Mencatat Transaksi – Transaksi Informasi yang masuk. Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab penelitian  Jones dan MCLeod yang berhubungan dengan system mereka.

2.      Merangsang Sumber – Sumber Bernilai Tinggi. Dengan teridentifikasinya sumber- sumber bernilai tinggi , eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber – sumber tersebut.

3.      Memanfaatkan Peluang. Jika sepotong informasi yang baik datang, eksekutif harus meraihnya

4.      Menyesuaikan Sistem pada perorangan. Seperti yang ditunjukkan pada penelitian Jones dan MCLeod, tiap eksekutif memiliki gaya pengupulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain.

5.       Memanfaatkan Teknologi. Eksekutif umumnya berpikiran terbuka berkenaan system mereka akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya.

1.5    Sistem Informasi Eksekutif Berbasis Komputer

Sistem informasi eksekutif (executive information sytem), atau EIS merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.

1.      Model EIS

Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer personal. Komputer personal itu berfungsi sebagai executive workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder, kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif.

2.      Dialog antara eksekutif dan EIS Informasi dapat ditampilakn dalam bentuk tabel, grafik tau narasi. Sebagian perangkat lunak dirancang untuk memudahkan bolak-balik antara tampilan tabel dan grafik. Penjelasan narasi dari tabel dan grafik dapat ditik oleh asisten staf, atau dapat dihasilkan oleh kecerdasan buatan (artifical intellegence).

3.      Drill down Drill down berarti bahwa eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih rinci. Penyatuan konsep-konsep manajemen ·        

Faktor-faktor penentu keberhasilan. Faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor). Bahwa sejumlah kegiatan kunci, atau CSF menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi, dan CSF bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Misalnya di industri kendaraan bermotor, CSF yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat. CSF di industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi. ·        

Management by exception. Tampilan layar management by exception merupakan tampilan layar multimedia yang menggambarkan bagaimana eksekutif dapat menghasilkan informasi yang memudahkan management by exception secara selektif.·        

Model mental. Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan, data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya.

Kesimpulan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah salah satu jenis manajemen sistem informasi untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap informasi baik dari dalam maupun dari luar yang relevan dengan tujuan organisasi. Sistem Informasi Eksekutif memiliki 6 karakteristik, yaitu disesuaikan untuk pihak eksekutif, mudah digunakan, memiliki kemampuan drill down, mendukung kebutuhan data eksternal, dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi, memiliki orientasi masa depan.

Sumber Referensi: 

Slide Pertemuan 11 Sistem Informasi Manajemen

Sumber 1