1.1 Konsep dasar Manajemen Informasi
Manajer suatu kios majalah dapat mengelola usahanya dengan mengamati secara langsung mengenai barang dagangan, ruang usaha, dan arus pelanggan.
Tetapi, saat skala operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan karyawan, dengan operasi yang tersebar di wilayah yang luas, maka manajer tidak dapat mengandalkan pengamatan secara langsung melainkan harus lebih mengandalkan informasi.
Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan.
Dapat dibayangkan bagaimana direktur Nokia atau Samsung hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi.
Para eksekutif ini sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumber daya perusahaan yang paling berharga.
Menurut Richard J. Hopeman, manajer mengelola 5 jenis utama sumber daya, yaitu :
Gambar 2.1
5 Jenis Utama Sumber daya menurut Richard J. Hopeman
Keterangan :a) Sumber daya fisik adalah sumber daya yang memiliki fisik / wujud, dapat dilihat, dapat disentuh.
b) Sumber daya konseptual adalah sumber daya yang memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari wujudya
c) Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan.
d) Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan karyawan atau konstruksi suatu bagian mesin yang khusus.
e) Tugas manajer adalah mengelola sumber daya –sumber daya tersebut agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.
f) Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.
1.2 Definisi Manajemen Informasi
Manajemen Informasiadalah seluruh aktivitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat. Manajer memastikan bahwa orang yang layak dalam perusahaan menerima informasi dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Manajer juga harus mampu membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.
1.3 Faktor-Faktor Penyebab Peningkatan Perhatian Pada Bidang Manajemen Informasi
1. Kompleksitas kegiatan bisnis
a) Pengaruh ekonomi internasional
b) Persaingan dunia
c) Meningkatnya kerumitan teknologi
d) Batas waktu yang semakin singkat
e) Kendala-kendala sosial
2. Kemampuan komputer yang semakin baik.
1.3.1 Kompleksitas kegiatan bisnis
Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang ini lebih kompleks daripada waktu-waktu sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar dunia sehingga batas waktu untuk bertindak semakin singkat, teknologi bisnis menjadi semakin kompleks dan ada pula kendala-kendala sosial yang harus dihadapi.
1.3.2 Pengaruh ekonomi internasional
Perusahaan-perusahaan besar maupun kecil, baik langsung maupun tidak langsung, semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari bagian dunia manapun. Hal ini dapat dilihat pada pengaruh nilai dollar US dalam perbandingannya dengan nilai mata uang asing yang mempunyai keseimbangan ekspor dan impor.
1.3.3 Persaingan dunia
Perusahaan-perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya sendiri (nasional) melainkan terjadi persaingan skala dunia (internasional). Kebanyakan penduduk / konsumen dari suatu negara akan lebih menyukai produk dari dari negara-negara lain. Oleh karena itu, untuk memenangi pangsa pasar lokal maka perusahaan lokal harus mampu menciptakan produk yang mampu bersaing dengan produk dari luar negeri.
1.3.4 Meningkatnya kerumitan teknologi
Banyak teknologi yang semakin berkembang yang dapat dilihat, seperti barcode scanners di pasar swalayan, mesin ATM, sistem pemesanan penerbangan online, robot-robot pabrik dan peralatan otomatis penangan / penyimpanan produk. Perusahaan-perusahaan melakukan investasi pada teknologi-teknologi ini supaya mereka dapat melaksanakan operasi-operasi yang diperlukan dan pada akhirnya mampu meningkatkan keuntungan.
1.3.5 Batas waktu yang semakin singkat
Saat ini, dengan dukungan teknologi yang ada, semua tahap operasi bisnis mampu dilaksanakan secara lebih cepat daripada sebelumnya. Para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon (telemarketing) untuk menghubungi para pelanggan dalam hitungan beberapa detik. Perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu komputer ke komputer yang lain. Pengiriman pesanan disampaikan pada hari itu juga.
1.3.6 Kendala-kendala sosial
Keputusan-keputusan bisnis tidak hanya didasarkan pada faktor-faktor ekonomis guna mengurangi biaya produksi dan menambah keuntungan yang didapat, tetapi juga harus dipertimbangkan biaya sosial yang terjadi. Adanya ketidaksenangan dari masyarakat / konsumen yang tidak menginginkan adanya produk atau jasa tertentu merupakan kendala sosial yang harus dipertimbangkan oleh manajemen.
1.3.7 Kemampuan komputer yang semakin baik
Komputer generasi pertama mempunyai ukuran yang sangat besar dan hanya boleh digunakan oleh para spesialis komputer perusahaan. User lainnya tidak tahu cara menggunakan komputer dan takut untuk belajar. Tetapi saat ini, ukuran komputer sudah lebih kecil bahkan dapat dibawa kemana-mana dengan mudah. Semua user, bahkan siswa sekolah dasar, sudah diajarkan mengenai pengetahuan komputer.
1.4 End User Computing (EUC)
1.4.1 Definisi EUC
Pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan dengan meningkatnya minat user dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri, yang dikenal dengan End User Computing (EUC). End User Computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh user.
Gambar 2.2
Kategori dan Karakteristik EUC
1.4.2 Alasan Berkembangnya EUC1. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer.
Sejak awal 1980-an, dampak dari program-program pendidikan komputer di tingkat sekolah dan perguruan tinggi sangat terasa. Akibat semakin banyaknya lulusan pendidikan yang memiliki pengetahuan komputer, maka dalam berbagai tingkat manajemen perusahaan-perusahaan, terutama di tingkat bawah, mulai diisi oleh orang-orang yang menguasai komputer dengan baik.
2. Antrian jasa informasi.
Dengan semakin mudahnya informasi didapat, maka semakin banyak pula informasi yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan, terutama dalam bidang manajemen untuk pengambilan keputusan. Unit jasa informasi tidak dapat menanggapi cukup cepat, dan terjadi timbunan pekerjaan yang menunggu untuk diolah oleh komputer.
3. Adanya perangkat keras yang murah.
Dewasa ini, perangkat keras komputer bukan lagi barang mewah yang susah didapat. Dengan semakin berkembangnya teknologi komputer, maka biaya produksi perangkat keras komputer pun menjadi semakin murah.
4. Adanya perangkat lunak jadi.
Dengan semakin banyaknya orang yang memiliki pengetahuan mengenai komputer, maka tidak menutup kemungkinan semakin banyak perangkat lunak yang dapat mereka hasilkan. Terlebih lagi dengan era OPEN SOURCE sekarang ini, dimana semua orang bebas mengembangkan sendiri perangkat lunak tanpa harus dikenai biaya sedikit-pun alias gratis.
1.4.3 Pengelompokan Pengguna Akhir
Tidak semua orang yang ikut serta dalam EUC memiliki pengetahuan komputer yang sama. Berdasarkan kemampuan komputer yang dimiliki, pengguna akhir (end user) dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu :
1. Pengguna akhir tingkat menu
Sebagian besar pengguna akhir (end user) tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi mereka dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi melalui penggunaan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh C++. DotNet, PHP, Java, Android, dll.
2. Pengguna akhir tingkat perintah
Sebagian besar pengguna akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pengguna akhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.
3. Pengguna akhir tingkat programmer
Sebagian besar pengguna akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman, seperti Oracle, Visual Studio, SQL Serveryang dapat digunakan untuk pengolahan database. Selain itu, melalui bahasa pemrograman yang tersedia, sebagian pengguna akhir mampu membuat dan mengembangakan program-program lain yang sesuai kebutuhan mereka sendiri.
4. Personil pendukung fungsional
Personil pendukung fungsional merupakan para anggota dari unit-unit fungsional di luar jasa informasi, seperti bagian perawatan gedung, operator mesin, dsb. Personil pendukung fungsional berdedikasi pada area tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.
1.5 Manfaat EUC
EUC memberikan manfaat bagi perusahaan dalam 2 cara utama, yaitu :
a) Pemindahan beban kerja.
b) Mengurangi kesenjangan komunikasi antara user dan spesialis informasi.
1.5.1 Pemindahan Beban Kerja
Pemindahan beban kerja pengembangan sistem ke area user, membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada sistem yang kompleks dan berlingkup organisasi sehingga mereka dapat bekerja dengan lebih baik pada area-area tersebut. Para spesialis juga dapat mencurahkan lebih banyak waktu untuk memelihara sistem yang ada. (USER dalam hal ini dapat berupa manajer, non-manajer, atau suatu individu atau organisasi di dalam lingkungan perusahaan.)
1.5.2 Mengurangi kesenjangan komunikasi antara user dan spesialis informasI
User memahami area permasalahan tetapi tidak mengerti teknologi komputer, sedangkan spesialis merupakan pakar dalam teknologi tetapi tidak mengerti area permasalahan. Dengan membiarkan user mengembangkan aplikasi mereka sendiri (dibantu spesialis informasi), maka kesenjangan komunikasi antara user dan spesiali dapat berkurang.
1.6 Spesialis Informasi
Spesialis Informasi (Information Specialist) merupakan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer. Spesialis informasi dibagi menjadi 5 golongan utama, yaitu :
1. Analis Sistem
2. Pengelola Database
3. Spesialis Jaringan
4. Programmer
5. Operator
1.6.1 Analis Sistem
Analis sistem merupakan orang yang ahli (pakar) dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Analis sistem bekerja sama dengan user untuk mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada.
1.6.2 Pengelola Database
Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali. Pengelola databse bekerja sama dengan user dan analis sistem untuk menciptakan dan mengelola database yang berisi data-data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi user.
1.6.3 Spesialis Jaringan
Spesialis jaringan merupakan orang-orang yang memiliki kemampuan dalam mengintegrasikan semua komputer yang ada dalam perusahaan menjadi satu jaringan komputer perusahaan. Spesialis jaringan bekerja sama dengan user dan analis sistem untuk membentuk suatu jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.
1.6.4 Programmer
Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode-kode instruksi sehingga komputer mampu mengubah data menjadi informasi yang diperlukan oleh user.
1.6.5 Operator
Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar, seperti mainframe dan mini computer. Operator memantau layar monitor, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, dsb.
1.7 Peran Spesialis Informasi dalam EUC
1) Spesialis informasi dan user bersama-sama mengembangkan sistem.
2) Spesialis informasi akan melaksanakan peran konsultasi.
1.8 Resiko dalam EUC
1. Sistem yang buruk sasarannya.
2. Sistem yang buruk rancangan dan dikumentasinya.
3. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien.
4. Hilangnya integritas data.
5. Hilangnya keamanan.
6. Hilangnya pengendalian.
1.8.1 Sistem yang buruk sasarannya
Pengguna akhir (end user) mungkin menerapkan komputer untuk penerapan yang seharusnya dilaksanakan dengan cara lain, misalnya secara manual. Dengan kata lain, penerapan komputerisasi tidak pada tempatnya, dimana seharusnya memang pekerjaan tersebut harus dilakukan secara manual tetapi pihak manajemen memaksa untuk menggunakan komputer.
1.8.2 Sistem yang buruk rancangan dan dikumentasinya.
Rancangan dan dokumentasi merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Walaupun pengguna akhir dapat membuat suatu sistem berbasis komputer, sebagian besar dari mereka cenderung melewatkan kebutuhan untuk membuat dokumentasi dari sistem yang mereka buat, sehingga akan sulit menangani permasalahan-permasalahan yang muncul kemudian.
1.8.3 Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien
Dikarenakan semakin mudah dan murahnya hardware dan software didapat, maka muncul kecenderungan muncul teknologi mubazir. Misalnya pengadaan printer. Jika suatu perusahaan sudah benar-benar membuat sistem jaringan komputer, maka inventaris printer cukup satu atau dua untuk setiap lantai atau untuk setiap dua atau tiga divisi, bukannya setiap printer untuk setiap ruangan.
1.8.4 Hilangnya Integritas Data
Pengguna akhir (end user) mungkin kurang berhati-hati dalam memasukkan data ke dalam database perusahaan sehingga integritas data mengalami sedikit masalah. Misalnya pemasukkan data identitas yang berbeda untuk konsumen yang sama sehingga nantinya 1 nama konsumen mempunyai 2 data identitas yang berbeda.
1.8.5 Hilangnya keamanan
Dengan semakin cepatnya waktu pekerjaan karena semakin cepatnya proses pengerjaan sesuatu, maka bisa jadi pengguna akhir tidak melindungi data dan program yang ada. Disket, CD, dan flashdisk tempat menyimpan data, dibiarkan tergeletak di meja, hasil cetakan dibuang ke keranjang sampah begitu saja, pintu ruang komputer dibiarkan tidak terkunci.
1.8.6 Hilangnya Pengendalian
Saat tidak adanya pengendalian terpusat terhadap pengembangan suatu sistem dalam perusahaan, maka pembengkakan biaya pengeluaran dan kemubaziran teknologi menjadi masalah yang perlu diperhatikan. Walaupun pengembangan sistem oleh pengguna akhir memiliki tujuan yang baik bagi perusahaan, namun alangkah bainya tetap diperlukan pengendalian terpusat yang ketat.
1.9 Sumber Referensi
Slide Pertemuan 2 Sistem Informasi Manajemen
0 komentar:
Posting Komentar