PERTEMUAN 3 GAMBARAN UMUM MANAJEMEN DAN CBIS
3.1 Konsep Dasar Manajemen
3.1.1 Definisi Manajemen
a) Menurut Encyclopedia of the Social Science :
Manajemen adalah suatu proses pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
b) Menurut Manullang :
Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Dari dua definisi sebelumnya dapat disimpulkan bahwa :
Manajemen adalah proses atau kegiatan yang mengorganisir, mengendalikan suatu proses kerja untuk mencapai tujuan biasanya dilakukan oleh seorang manajer dalam organisasi.
3.1.2 Piramida Organisasi (R. Antoni)
Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen
Gambar 3.1 Piramida Organisasi Menurut R. Antoni
Menurut R. Antoni, manajemen dalam suatu organisasi dapat dibagi menjadi tiga tingkatan, yaitu :1) Manajemen Tingkat Atas (Top Management), terdiri dari direktur utama, direktur, dan eksekutif lainnya. Melakukan kegiatan perencanaan strategis, yang mengetahui dampak adanya keputusan mengenai keseluruhan organisasi untuk tahun-tahun yang akan datang.
2) Manajemen Tingkat Menengah (Middle Management), terdiri dari kepala divisi (kepala bagian) dan kepala cabang. Melakukan kegiatan pengendalian manajemen, yang bertanggung jawab menjadikan rencana menjadi tindakan dan untuk memastikan tercapainya tujuan organisasi.
3) Manajemen Tingkat Bawah (Low Management), terdiri dari supervisor, mandor, pimpinan kelompok (leader). Melakukan kegiatan pengendalian operasional, yang bertanggung jawab untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan oleh manajemen tingkat menengah.
3.1.3 Dimana Manajer Ditemukan
Manajer dapat ditemukan di mana-mana, tetapi perlu disadari bahwa mereka ada di berbagai tingkat dan di dalam berbagai bidang fungsional di dalam perusahaan.
3.1.4 Tingkatan Manajemen
Tingkatan manajer di dalam organisasi adalah :
a) Tingkat perencanaan strategis
b) Tingkat pengendalian manajemen
c) Tingkat pengendalian operasional
3.2 Tingkat perencanaan strategis
Pada dasarnya, perencanaan strategis meliputi hal-hal berikut ini :
1. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi.
2. Penetapan tujuan.
3. Penentuan strategi.
3.2.1 Proses Evaluasi Lingkungan Luar Organisasi
Top Management harus pandai mengevaluasi perubahan lingkungan luar organisasi dan mampu bereaksi dengan cepat terhadap kesempatan-kesempatan yang diberikan luar, seperti produk baru, pasar baru, pengembangan pasar, dsb.
Selain itu, top management juga harus tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar yang dapat merugikan organisasi dan sedapat mungkin merubahnya menjadi kesempatan.
3.2.2 Penetapan tujuan
Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi yang bersifat jangka panjang.
Misalnya : tujuan organisasi pemasaran adalah dalam 5 tahun ke depan menjadi penjual yang terbesar di dalam pasar dalam negeri dengan menguasai 60% pangsa pasar.
3.2.3 Penentuan Strategi
Top Management menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Inilah yang disebut dengan strategi.
Dengan adanya strategi, maka semua kemampuan dan sumber daya organisasi (seperti modal, material, personil, dan kesempatan) dikerahkan guna mencapai tujuan organisasi.
3.3 Tingkat Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien.
Pengendalian manajemen merupakan tingkatan taktik (tactical level), yaitu bagaimana middle management menjalankan taktik-taktik supaya perencanaan strategi dapat berhasil dilakukan.
Taktik yang dilakukan, biasanya, bersifat jangka pendek (kurang atau sama dengan 1 tahun).
3.4 Tingkat Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Pengendalian operasional ini merupakan proses penerapan program yang telah ditetapkan dalam tingkat pengendalian manajemen.
Pengendalian operasional dilakukan di bawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas low management.
3.5 Manajemen dan Tingkat Informasi
Karakteristik informasi yang diperlukan oleh masing-masing Tingkat Manajemen :
1. Sumber Informasi : eksternal atau internal.
2. Lingkup Informasi : global atau parsial.
3. Kurun Waktu Informasi : jangka panjang atau jangka pendek.
4. Kelengkapan Informasi : hal-hal pokok atau lengkap.
5. Kerincian Informasi : ringkas atau detail.
6. Kerangka Waktu : masa depan atau masa lalu.
7. Saat Penyajian Informasi : sesuai kebutuhan atau periodik rutin.
3.5.1 Sumber Informasi: Eksternal / Internal
Gambar 3.2 Sumber Informasi Eksternal dan Internal
3.5.2 Lingkup Informasi: Global / Parsial
Gambar 3.3 Lingkup Informasi: Global / Parsial
3.5.3 Kurun Waktu Informasi: Jangka Panjang / Pendek
Gambar 3.4 Kurun Waktu Informasi: Jangka Panjang / Pendek
Gambar 3.5 Kelengkapan Informasi: Hal pokok / Lengkap
Gambar 3.6 Kerincian Informasi: Ringkas dan Detail
Gambar 3.7 Kerangka Informasi: Masa Depan dan Masa Lalu
Gambar 3.8 Penyajian Informasi: Sesuai Kebutuhan / Periodik
Bidang fungsional perusahaan terdiri dari tiga bidang utama yaitu :
1. Pemasaran, bidang fungsional perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang atau jasa.
2. Manufaktur, bidang fungsional perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan dan perakitan produk.
3. Keuangan, bidang fungsional perusahaan yang bergerak dalam bidang keuangan perusahaan.
3.7 Fungsi Manajemen: Henry Fayol
Sekitar tahun 1914, seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis bernama Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan 5 fungsi manajemen yang utama, yaitu :
1. Planning (Merencanakan).
Manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.
2. Organizing (Mengorganisasikan).
Manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tsb.
3. Staffing (Menyusun Staf).
Manajer menyusun para staf untuk melaksanakan rencana yang telah ditentukan.
4. Directing (Mengarahkan).
Manajer mengarahkan sumber daya yang ada untuk menjalankan rencananya.
5. Controling (Mengendalikan).
Manajer mengendalikan sumber daya yang dimiliki dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
3.8 Peran Manajerial: Mintzberg
1. Peran antar pribadi
a) Figurehead (kepala)
b) Leader (pemimpin)
c) Liasion (penghubung)
2. Peran informasi
a) Monitor (pemantau)
b) Disseminator (pewarta)
c) Spokesperson (juru bicara)
3. Peran keputusan
a) Enterpreneur (wirausaha)
b) Disturbance handler (pemecah masalah)
c) Resource allocator (pembagi sumber daya)
d) Negotiator (perunding).
3.8.1 Peran Antar Pribadi (Interpersonal Role)
a) Figurehead (kepala), manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial, seperti mendampingi pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas yang tersedia.
b) Leader (pemimpin), manajer memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta menyediakan motivasi dan dorongan.
c) Liasion (penghubung), manajer menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit manajer, seperti rekan kerja, dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah bisnis.
3.8.2 Peran Informasi (Informational Role)
a) Monitor (pemantau), manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit. Indera manajer mengamati aktivitas internal unit dan lingkungannya.
b) Disseminator (pewarta), manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain dlm unitnya.
c) Spokesperson (juru bicara), manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di luar unitnya, seperti pimpinan dan orang-orang di lingkungannya.
3.8.3 Peran Keputusan (Decisional Role)
a) Enterpreneur (wirausaha), manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, seperti mengubah struktur organisasi.
b) Disturbance handler (pemecah masalah), manajer bereaksi pada kejadian-kejadian yang tidak terduga, seperti devaluasi dollar di negara asing yang menjadi tempat operasi perusahaannya.
c) Resource allocator (pembagi sumber daya), manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit bawahan mana saja yang mendapatkan sumber daya tertentu.
d) Negotiator (perunding), manajer menengahi perselisihan, baik di dalam unitnya maupun antara unit dan lingkungannya.
3.9 Keahlian Manajer
1. Keahlian komunikasi, manajer berkomunikasi (menerima dan mengirimkan informasi) dengan bawahan, atasan, manajer lain, dan orang-orang di luar perusahaan, dalam bentuk lisan (laporan, surat, memo, e-mail, dan terbitan berkala) maupun tertulis (komunikasi saat rapat, penggunaan telepon, meninjau fasilitas, dan berbagai kegiatan sosial).
2. Keahlian pemecahan masalah, manajer memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.
3.10 Pengetahuan Dasar Manajer
1. Mengerti komputer, mencakup pengertian mengenai istilah-istilah dalam komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, ddan hal-hal lain yang berhubungan dengan teknologi komputer.
2. Mengerti informasi, meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi kepada orang lain.
3.11 Manajer dan Sistem
a) Seorang manajer harus mampu memandang organisasinya sebagai suatu sistem.
b) Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya dan sumber daya – sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan yang telah ditentukan oleh manajemen atau pemilik organisasi.
3.12 Contoh yang tidak memikirkan sistem
Gambar 3.9 Contoh yang tidak memikirkan sistem
3.13 Sumber ReferensiSlide pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen
0 komentar:
Posting Komentar