COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM

PERTEMUAN 4 COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM

4.1 Konsep Dasar CBIS
Kita telah mengetahui bahwa manajer membuat keputusan untuk menyelesaikan masalah dan informasi digunakan untuk membuat keputusan tersebut. Informasi diperoleh dari sistem formal maupun informal dan ditampilkan secara lisan maupun tertulis. Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (CBIS) untuk menggambarkan lima sub sistem yang menggunakan komputer yang menyediakan informasi untuk pemecahan masalah.
4.2 Sub-sistem dalam CBIS
4.2.1 Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mngubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi user, baik di dalam maupun di luar perusahaan.
4.2.2 Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sekelompok orang, seperangkat pedoman dan petunjuk, peralatan pengolahan data untuk memilih, menyimpan, mengolah dan mengambil data untuk mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan sehingga menghasilkan informasi yang paling efisien.
4.2.3 Sistem Penunjang Keputusan
Sistem Penunjang Keputusan (SPK) adalah suatu sistem yang digunakan untuk membantu manajer dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur, mendukung penilaian manajer, serta meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer.
4.2.4 Otomatisasi Kantor
Otomatisasi Kantor ( Office Automation / OA ) adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal, terutama berkaitan dengan komunikasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan, dengan tujuan untuk meningkatkan produktifitas.
4.2.5 Sistem Pakar
Sistem Pakar ( Expert System ) merupakan suatu sistem berbasis pengetahuan (knowledge based-system) yang menggunakan pengetahuan manusia untuk memecahkan masalah. Sistem Pakar memiliki potensi untuk memperluas kemampuan pemecahan masalah manajer melebihi kemampuan normalnya.
4.3 Model CBIS

Sumber: Slide Pertemuan 4 Sistem Informasi Manajemen
Gambar 4.1 Model dalam Computer Based Information System

4.4 Sistem Informasi Fungsional dalam CBIS

Sumber: Slide Pertemuan 4 Sistem Informasi Manajemen
Gambar 4.2 Sistem Informasi Fungsional dalam Computer Based Information System
4.5 Menjustifikasi CBIS

Sumber: Slide Pertemuan 4 Sistem Informasi Manajemen
Gambar 4.3 Justifikasi dalam Computer Based Information System
4.6 Siklus hidup sistem
4.6.1 Definisi siklus hidup sistem
Siklus hidup sistem adalah suatu proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem, sub-sistem informasi berbasis komputer. Saat suatu sistem berakhir masa kegunaannya dan harus diganti, maka suatu siklus kehidupan baru dimulai, diawali dengan tahap perencanaan.
4.6.2 Tahapan dalam siklus hidup sistem
1. Tahap Perencanaan
Dalam tahap perencanaan, dibuat sketsa / gambaran umum mengenai sistem yang akan dibuat. Dalam tahapan ini belum dimasukkan semua sumber daya kebutuhan secara detail.
2. Tahap Analisis
Dalam tahap analisis, dilakukan pendefinisian masalah, sumber daya yang dibutuhkan, kendala-kendala yang mungkin dihadapi, penentuan mengenai pembuatan sistem baru atau hanya pengembangan sistem yang sudah ada.
3. Tahap Perancangan
Dalam tahap perancangan, dibuat prototipe atau bentuk sederhana dari sistem yang akan dibuat, dengan biaya yang tidak terlalu mahal. Dalam tahapan ini belum dibuat sistem sebenarnya, melainkan hanya “sistem kecil” yang mewakili sistem sebenarnya untuk tujuan pengujian-pengujian.
4. Tahap Penerapan
Dalam tahap penerapan, prototipe yang sudah lulus dalam pengujian, kemudian dibuat sistem sebenarnya. Sistem sebenarnya harus sesuai dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.
5. Tahap Penggunaan
Dalam tahap penggunaan, sistem sudah dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dari pembuat sistem. CBIS merupakan salah satu contoh sistem yang dibuat melalui penggunaan siklus hidup sistem. Penggunaan CBIS (umur sistem) mempunyai waktu beberapa bulan atau beberapa tahun saja, setelah itu dilakukan pembaharuan sistem.
 
4.7 Penerapan CBIS
Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka pada pengembangan sistem berbasis komputer, tetapi pada akhirnya user juga yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem tersebut. User dalam hal ini adalah manajer. Jadi, tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.
Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup sistem dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Dalam tahap penggunaan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Saat CBIS sudah tidak mampu lagi menyediakan dukungan yang diharapkan, maka manajer harus mampu membuat keputusan untuk pembuatan CBIS baru yang lebih handal.

Sumber: Slide Pertemuan 4 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 4.4 Peran yang dilakukan manajer dan spesialis informasi selama sistem siklus hidup berlangsung

4.8 Sumber Referensi
Slide Pertemuan 4 Sistem Informasi Manajemen

Read More

GAMBARAN UMUM MANAJEMEN DAN CBIS

PERTEMUAN 3 GAMBARAN UMUM MANAJEMEN DAN CBIS

3.1 Konsep Dasar Manajemen
3.1.1 Definisi Manajemen
a) Menurut Encyclopedia of the Social Science :
Manajemen adalah suatu proses pelaksanaan suatu tujuan tertentu  diselenggarakan dan diawasi.
b) Menurut Manullang :
Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

Dari dua definisi sebelumnya dapat disimpulkan bahwa :
Manajemen adalah proses atau kegiatan yang mengorganisir, mengendalikan suatu proses kerja untuk mencapai tujuan biasanya dilakukan oleh seorang manajer dalam organisasi.

3.1.2 Piramida Organisasi (R. Antoni)

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.1 Piramida Organisasi Menurut R. Antoni

Menurut R. Antoni, manajemen dalam suatu organisasi dapat dibagi menjadi tiga tingkatan, yaitu :
1) Manajemen Tingkat Atas (Top Management), terdiri dari direktur utama, direktur, dan eksekutif lainnya. Melakukan kegiatan perencanaan strategis, yang mengetahui dampak adanya keputusan mengenai keseluruhan organisasi untuk tahun-tahun yang akan datang.
2) Manajemen Tingkat Menengah (Middle Management), terdiri dari kepala divisi (kepala bagian) dan kepala cabang. Melakukan kegiatan pengendalian manajemen, yang bertanggung jawab menjadikan rencana menjadi tindakan dan untuk memastikan tercapainya tujuan organisasi.
3) Manajemen Tingkat Bawah (Low Management), terdiri dari supervisor, mandor, pimpinan kelompok (leader). Melakukan kegiatan pengendalian operasional, yang bertanggung jawab untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan oleh manajemen tingkat menengah.
3.1.3 Dimana Manajer Ditemukan
Manajer dapat ditemukan di mana-mana, tetapi perlu disadari bahwa mereka ada di berbagai tingkat dan di dalam berbagai bidang fungsional di dalam perusahaan.
3.1.4 Tingkatan Manajemen
Tingkatan manajer di dalam organisasi adalah :
a) Tingkat perencanaan strategis
b) Tingkat pengendalian manajemen
c) Tingkat pengendalian operasional
3.2 Tingkat perencanaan strategis
Pada dasarnya, perencanaan strategis meliputi hal-hal berikut ini :
1. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi.
2. Penetapan tujuan.
3. Penentuan strategi.
3.2.1 Proses Evaluasi Lingkungan Luar Organisasi
Top Management harus pandai mengevaluasi perubahan lingkungan luar organisasi dan mampu bereaksi dengan cepat terhadap kesempatan-kesempatan yang diberikan luar, seperti produk baru, pasar baru, pengembangan pasar, dsb.
Selain itu, top management juga harus tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar yang dapat merugikan organisasi dan sedapat mungkin merubahnya menjadi kesempatan.
3.2.2 Penetapan tujuan
Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi yang bersifat jangka panjang.
Misalnya : tujuan organisasi pemasaran adalah dalam 5 tahun ke depan menjadi penjual yang terbesar di dalam pasar dalam negeri dengan menguasai 60% pangsa pasar.
3.2.3 Penentuan Strategi
Top Management menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Inilah yang disebut dengan strategi.
Dengan adanya strategi, maka semua kemampuan dan sumber daya organisasi (seperti modal, material, personil, dan kesempatan) dikerahkan guna mencapai tujuan organisasi.
3.3 Tingkat Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien.
Pengendalian manajemen merupakan tingkatan taktik (tactical level), yaitu bagaimana middle management menjalankan taktik-taktik supaya perencanaan strategi dapat berhasil dilakukan.
Taktik yang dilakukan, biasanya, bersifat jangka pendek (kurang atau sama dengan 1 tahun).
3.4 Tingkat Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Pengendalian operasional ini merupakan proses penerapan program yang telah ditetapkan dalam tingkat pengendalian manajemen.
Pengendalian operasional dilakukan di bawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas low management.
3.5 Manajemen dan Tingkat Informasi
Karakteristik informasi yang diperlukan oleh masing-masing Tingkat Manajemen :
1. Sumber Informasi : eksternal atau internal.
2. Lingkup Informasi : global atau parsial.
3. Kurun Waktu Informasi : jangka panjang atau jangka pendek.
4. Kelengkapan Informasi : hal-hal pokok atau lengkap.
5. Kerincian Informasi : ringkas atau detail.
6. Kerangka Waktu : masa depan atau masa lalu.
7. Saat Penyajian Informasi : sesuai kebutuhan atau periodik rutin.
3.5.1 Sumber Informasi: Eksternal / Internal

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.2 Sumber Informasi Eksternal dan Internal

3.5.2 Lingkup Informasi: Global / Parsial

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.3 Lingkup Informasi: Global / Parsial

3.5.3 Kurun Waktu Informasi: Jangka Panjang / Pendek

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.4 Kurun Waktu Informasi: Jangka Panjang / Pendek

3.5.4 Kelengkapan Informasi: Hal pokok / Lengkap

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.5 Kelengkapan Informasi: Hal pokok / Lengkap

3.5.5 Kerincian Informasi: Ringkas dan Detail

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.6 Kerincian Informasi: Ringkas dan Detail

3.5.6 Kerangka Informasi: Masa Depan dan Masa Lalu

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.7 Kerangka Informasi: Masa Depan dan Masa Lalu

3.5.7 Penyajian Informasi: Sesuai Kebutuhan / Periodik

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.8 Penyajian Informasi: Sesuai Kebutuhan / Periodik

3.6 Bidang Fungsional
Bidang fungsional perusahaan terdiri dari tiga bidang utama yaitu :
1. Pemasaran, bidang fungsional perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang atau jasa.
2. Manufaktur, bidang fungsional perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan dan perakitan produk.
3. Keuangan, bidang fungsional perusahaan yang bergerak dalam bidang keuangan perusahaan.
3.7 Fungsi Manajemen: Henry Fayol
Sekitar tahun 1914, seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis bernama Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan 5 fungsi manajemen yang utama, yaitu :
1. Planning (Merencanakan).
Manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.
2. Organizing (Mengorganisasikan).
Manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tsb.
3. Staffing (Menyusun Staf).
Manajer menyusun para staf untuk melaksanakan rencana yang telah ditentukan.
4. Directing (Mengarahkan).
Manajer mengarahkan sumber daya yang ada untuk menjalankan rencananya.
5. Controling (Mengendalikan).
Manajer mengendalikan sumber daya yang dimiliki dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

3.8 Peran Manajerial: Mintzberg
1. Peran antar pribadi
a) Figurehead (kepala)
b) Leader (pemimpin)
c) Liasion (penghubung)
2. Peran informasi
a) Monitor (pemantau)
b) Disseminator (pewarta)
c) Spokesperson (juru bicara)
3. Peran keputusan
a) Enterpreneur (wirausaha)
b) Disturbance handler (pemecah masalah)
c) Resource allocator (pembagi sumber daya)
d) Negotiator (perunding).
3.8.1 Peran Antar Pribadi (Interpersonal Role)
a) Figurehead (kepala), manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial, seperti mendampingi pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas yang tersedia.
b) Leader (pemimpin), manajer memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta menyediakan motivasi dan dorongan.
c) Liasion (penghubung), manajer menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit manajer, seperti rekan kerja, dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah bisnis.
3.8.2 Peran Informasi (Informational Role)
a) Monitor (pemantau), manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit. Indera manajer mengamati aktivitas internal unit dan lingkungannya.
b) Disseminator (pewarta), manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain dlm unitnya.
c) Spokesperson (juru bicara), manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di luar unitnya, seperti pimpinan dan orang-orang di lingkungannya.
3.8.3 Peran Keputusan (Decisional Role)
a) Enterpreneur (wirausaha), manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, seperti mengubah struktur organisasi.
b) Disturbance handler (pemecah masalah), manajer bereaksi pada kejadian-kejadian yang tidak terduga, seperti devaluasi dollar di negara asing yang menjadi tempat operasi perusahaannya.
c) Resource allocator (pembagi sumber daya), manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit bawahan mana saja yang mendapatkan sumber daya tertentu.
d) Negotiator (perunding), manajer menengahi perselisihan, baik di dalam unitnya maupun antara unit dan lingkungannya.
3.9 Keahlian Manajer
1. Keahlian komunikasi, manajer berkomunikasi (menerima dan mengirimkan informasi) dengan bawahan, atasan, manajer lain, dan orang-orang di luar perusahaan, dalam bentuk lisan (laporan, surat, memo, e-mail, dan terbitan berkala) maupun tertulis (komunikasi saat rapat, penggunaan telepon, meninjau fasilitas, dan berbagai kegiatan sosial).
2. Keahlian pemecahan masalah, manajer memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.
3.10 Pengetahuan Dasar Manajer
1. Mengerti komputer, mencakup pengertian mengenai istilah-istilah dalam komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, ddan hal-hal lain yang berhubungan dengan teknologi komputer.
2. Mengerti informasi, meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari  prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi kepada orang lain.
3.11 Manajer dan Sistem
a) Seorang manajer harus mampu memandang organisasinya sebagai suatu sistem.
b) Organisasi  terdiri dari sejumlah sumber daya dan sumber daya – sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan yang telah ditentukan oleh manajemen atau pemilik organisasi.
3.12 Contoh yang tidak memikirkan sistem

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.9 Contoh yang tidak memikirkan sistem

3.13 Sumber Referensi
Slide pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Read More

MANAJEMEN INFORMASI DAN END USER COMPUTING

1.1 Konsep dasar Manajemen Informasi
Manajer suatu kios majalah dapat mengelola usahanya dengan mengamati secara langsung mengenai barang dagangan, ruang usaha, dan arus pelanggan.
Tetapi, saat skala operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan karyawan, dengan operasi yang tersebar di wilayah yang luas, maka manajer tidak dapat mengandalkan pengamatan secara langsung melainkan harus lebih mengandalkan informasi.
Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan.
Dapat dibayangkan bagaimana direktur Nokia atau Samsung hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi.
Para eksekutif ini sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumber daya perusahaan yang paling berharga.
Menurut Richard J. Hopeman, manajer mengelola 5 jenis utama sumber daya, yaitu :

Sumber: Slide pertemuan 2 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 2.1

5 Jenis Utama Sumber daya menurut Richard J. Hopeman

Keterangan :
a) Sumber daya fisik adalah sumber daya yang memiliki fisik / wujud, dapat dilihat, dapat disentuh.
b) Sumber daya konseptual adalah sumber daya yang memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari wujudya
c) Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan.
d) Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan karyawan atau konstruksi suatu bagian mesin yang khusus.
e) Tugas manajer adalah mengelola sumber daya –sumber daya tersebut agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.
f) Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.

1.2 Definisi Manajemen Informasi
Manajemen Informasiadalah seluruh aktivitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat. Manajer memastikan bahwa orang yang layak dalam perusahaan menerima informasi dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Manajer juga harus mampu membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.
1.3 Faktor-Faktor Penyebab Peningkatan Perhatian Pada Bidang Manajemen Informasi
1. Kompleksitas kegiatan bisnis
a) Pengaruh ekonomi internasional
b) Persaingan dunia
c) Meningkatnya kerumitan teknologi
d) Batas waktu yang semakin singkat
e) Kendala-kendala sosial
2. Kemampuan komputer yang semakin baik.
1.3.1 Kompleksitas kegiatan bisnis
Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang ini lebih kompleks daripada waktu-waktu sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar dunia sehingga batas waktu untuk bertindak semakin singkat, teknologi bisnis menjadi semakin kompleks dan ada pula kendala-kendala sosial yang harus dihadapi.
1.3.2 Pengaruh ekonomi internasional
Perusahaan-perusahaan besar maupun kecil, baik langsung maupun tidak langsung, semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari bagian dunia manapun. Hal ini dapat dilihat pada pengaruh nilai dollar US dalam perbandingannya dengan nilai mata uang asing yang mempunyai keseimbangan ekspor dan impor.
1.3.3 Persaingan dunia
Perusahaan-perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya sendiri (nasional) melainkan terjadi persaingan skala dunia (internasional). Kebanyakan penduduk / konsumen dari suatu negara akan lebih menyukai produk dari dari negara-negara lain. Oleh karena itu, untuk memenangi pangsa pasar lokal maka perusahaan lokal harus mampu menciptakan produk yang mampu bersaing dengan produk dari luar negeri.
1.3.4 Meningkatnya kerumitan teknologi
Banyak teknologi yang semakin berkembang yang dapat dilihat, seperti barcode scanners di pasar swalayan, mesin ATM, sistem pemesanan penerbangan online, robot-robot pabrik dan peralatan otomatis penangan / penyimpanan produk. Perusahaan-perusahaan melakukan investasi pada teknologi-teknologi ini supaya mereka dapat melaksanakan operasi-operasi yang diperlukan dan pada akhirnya mampu meningkatkan keuntungan.
1.3.5 Batas waktu yang semakin singkat
Saat ini, dengan dukungan teknologi yang ada, semua tahap operasi bisnis mampu dilaksanakan secara lebih cepat daripada sebelumnya. Para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon (telemarketing) untuk menghubungi para pelanggan dalam hitungan beberapa detik. Perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu komputer ke komputer yang lain. Pengiriman pesanan disampaikan pada hari itu juga.
1.3.6 Kendala-kendala sosial
Keputusan-keputusan bisnis tidak hanya didasarkan pada faktor-faktor ekonomis guna mengurangi biaya produksi dan menambah keuntungan yang didapat, tetapi juga harus dipertimbangkan biaya sosial yang terjadi. Adanya ketidaksenangan dari masyarakat / konsumen yang tidak menginginkan adanya produk atau jasa tertentu merupakan kendala sosial yang harus dipertimbangkan oleh manajemen.
1.3.7 Kemampuan komputer yang semakin baik
Komputer generasi pertama mempunyai ukuran yang sangat besar dan hanya boleh digunakan oleh para spesialis komputer perusahaan. User lainnya tidak tahu cara menggunakan komputer dan takut untuk belajar. Tetapi saat ini, ukuran komputer sudah lebih kecil bahkan dapat dibawa kemana-mana dengan mudah. Semua user, bahkan siswa sekolah dasar, sudah diajarkan mengenai pengetahuan komputer.
1.4 End User Computing (EUC)
1.4.1 Definisi EUC
Pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan dengan meningkatnya minat user dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri, yang dikenal dengan End User Computing (EUC). End User Computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh user.

 

Sumber: Slide Pertemuan 2 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 2.2

Kategori dan Karakteristik EUC

1.4.2 Alasan Berkembangnya EUC
1. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer.
Sejak awal 1980-an, dampak dari program-program pendidikan komputer di tingkat sekolah dan perguruan tinggi sangat terasa. Akibat semakin banyaknya lulusan pendidikan yang memiliki pengetahuan komputer, maka dalam berbagai tingkat manajemen perusahaan-perusahaan, terutama di tingkat bawah, mulai diisi oleh orang-orang yang menguasai komputer dengan baik.
2. Antrian jasa informasi.
Dengan semakin mudahnya informasi didapat, maka semakin banyak pula informasi yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan, terutama dalam bidang manajemen untuk pengambilan keputusan. Unit jasa informasi tidak dapat menanggapi cukup cepat, dan terjadi timbunan pekerjaan yang menunggu untuk diolah oleh komputer.
3. Adanya perangkat keras yang murah.
Dewasa ini, perangkat keras komputer bukan lagi barang mewah yang susah didapat. Dengan semakin berkembangnya teknologi komputer, maka biaya produksi perangkat keras komputer pun menjadi semakin murah.
4. Adanya perangkat lunak jadi.
Dengan semakin banyaknya orang yang memiliki pengetahuan mengenai komputer, maka tidak menutup kemungkinan semakin banyak perangkat lunak yang dapat mereka hasilkan. Terlebih lagi dengan era OPEN SOURCE sekarang ini, dimana semua orang bebas mengembangkan sendiri perangkat lunak tanpa harus dikenai biaya sedikit-pun alias gratis.
1.4.3 Pengelompokan Pengguna Akhir
Tidak semua orang yang ikut serta dalam EUC memiliki pengetahuan komputer yang sama. Berdasarkan kemampuan komputer yang dimiliki, pengguna akhir (end user) dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu :
1. Pengguna akhir tingkat menu
Sebagian besar pengguna akhir (end user) tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi mereka dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi melalui penggunaan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh C++. DotNet, PHP, Java, Android, dll.
2. Pengguna akhir tingkat perintah
Sebagian besar pengguna akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pengguna akhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.
3. Pengguna akhir tingkat programmer
Sebagian besar pengguna akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman, seperti Oracle, Visual Studio, SQL Serveryang dapat digunakan untuk pengolahan database. Selain itu, melalui bahasa pemrograman yang tersedia, sebagian pengguna akhir mampu membuat dan mengembangakan program-program lain yang sesuai kebutuhan mereka sendiri.
4. Personil pendukung fungsional
Personil pendukung fungsional merupakan para anggota dari unit-unit fungsional di luar jasa informasi, seperti bagian perawatan gedung, operator mesin, dsb. Personil pendukung fungsional berdedikasi pada area tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.
1.5 Manfaat EUC
EUC memberikan manfaat bagi perusahaan dalam 2 cara utama, yaitu :
a) Pemindahan beban kerja.
b) Mengurangi kesenjangan komunikasi antara user dan spesialis informasi.
1.5.1 Pemindahan Beban Kerja
Pemindahan beban kerja pengembangan sistem ke area user, membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada sistem yang kompleks dan berlingkup organisasi sehingga mereka dapat bekerja dengan lebih baik pada area-area tersebut. Para spesialis juga dapat mencurahkan lebih banyak waktu untuk memelihara sistem yang ada. (USER dalam hal ini dapat berupa manajer, non-manajer, atau suatu individu atau organisasi di dalam lingkungan perusahaan.)
1.5.2 Mengurangi kesenjangan komunikasi antara user dan spesialis informasI
User memahami area permasalahan tetapi tidak mengerti teknologi komputer, sedangkan spesialis merupakan pakar dalam teknologi tetapi tidak mengerti area permasalahan. Dengan membiarkan user mengembangkan aplikasi mereka sendiri (dibantu spesialis informasi), maka kesenjangan komunikasi antara user dan spesiali dapat berkurang.
1.6 Spesialis Informasi
Spesialis Informasi (Information Specialist) merupakan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer. Spesialis informasi dibagi menjadi 5 golongan utama, yaitu :
1. Analis Sistem
2. Pengelola Database
3. Spesialis Jaringan
4. Programmer
5. Operator

1.6.1 Analis Sistem
Analis sistem merupakan orang yang ahli (pakar) dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Analis sistem bekerja sama dengan user untuk mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada.
1.6.2 Pengelola Database
Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali. Pengelola databse bekerja sama dengan user dan analis sistem untuk menciptakan dan mengelola database yang berisi data-data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi user.
1.6.3 Spesialis Jaringan
Spesialis jaringan merupakan orang-orang yang memiliki kemampuan dalam mengintegrasikan semua komputer yang ada dalam perusahaan menjadi satu jaringan komputer perusahaan. Spesialis jaringan bekerja sama dengan user dan analis sistem untuk membentuk suatu jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.
1.6.4 Programmer
Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode-kode instruksi sehingga komputer mampu mengubah data menjadi informasi yang diperlukan oleh user.
1.6.5 Operator
Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar, seperti mainframe dan mini computer. Operator memantau layar monitor, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, dsb.
1.7 Peran Spesialis Informasi dalam EUC
1) Spesialis informasi dan user bersama-sama mengembangkan sistem.
2) Spesialis informasi akan melaksanakan peran konsultasi.
1.8 Resiko dalam EUC
1. Sistem yang buruk sasarannya.
2. Sistem yang buruk rancangan dan dikumentasinya.
3. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien.
4. Hilangnya integritas data.
5. Hilangnya keamanan.
6. Hilangnya pengendalian.
1.8.1 Sistem yang buruk sasarannya
Pengguna akhir (end user) mungkin menerapkan komputer untuk penerapan yang seharusnya dilaksanakan dengan cara lain, misalnya secara manual. Dengan kata lain, penerapan komputerisasi tidak pada tempatnya, dimana seharusnya memang pekerjaan tersebut harus dilakukan secara manual tetapi pihak manajemen memaksa untuk menggunakan komputer.
1.8.2 Sistem yang buruk rancangan dan dikumentasinya.
Rancangan dan dokumentasi merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Walaupun pengguna akhir dapat membuat suatu sistem berbasis komputer, sebagian besar dari mereka cenderung melewatkan kebutuhan untuk membuat dokumentasi dari sistem yang mereka buat, sehingga akan sulit menangani permasalahan-permasalahan yang muncul kemudian.
1.8.3 Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien
Dikarenakan semakin mudah dan murahnya hardware dan software didapat, maka muncul kecenderungan muncul teknologi mubazir. Misalnya pengadaan printer. Jika suatu perusahaan sudah benar-benar membuat sistem jaringan komputer, maka inventaris printer cukup satu atau dua untuk setiap lantai atau untuk setiap dua atau tiga divisi, bukannya setiap printer untuk setiap ruangan.
1.8.4 Hilangnya Integritas Data
Pengguna akhir (end user) mungkin kurang berhati-hati dalam memasukkan data ke dalam database perusahaan sehingga integritas data mengalami sedikit masalah. Misalnya pemasukkan data identitas yang berbeda untuk konsumen yang sama sehingga nantinya 1 nama konsumen mempunyai 2 data identitas yang berbeda.
1.8.5 Hilangnya keamanan
Dengan semakin cepatnya waktu pekerjaan karena semakin cepatnya proses pengerjaan sesuatu, maka bisa jadi pengguna akhir tidak melindungi data dan program yang ada. Disket, CD, dan flashdisk tempat menyimpan data, dibiarkan tergeletak di meja, hasil cetakan dibuang ke keranjang sampah begitu saja, pintu ruang komputer dibiarkan tidak terkunci.
1.8.6 Hilangnya Pengendalian
Saat tidak adanya pengendalian terpusat terhadap pengembangan suatu sistem dalam perusahaan, maka pembengkakan biaya pengeluaran dan kemubaziran teknologi menjadi masalah yang perlu diperhatikan. Walaupun pengembangan sistem oleh pengguna akhir memiliki tujuan yang baik bagi perusahaan, namun alangkah bainya tetap diperlukan pengendalian terpusat yang ketat.
1.9 Sumber Referensi
Slide Pertemuan 2 Sistem Informasi Manajemen

Read More