Sistem Informasi Eksekutif

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah salah satu jenis manajemen sistem informasi untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap informasi baik dari dalam maupun dari luar yang relevan dengan tujuan organisasi.

1.1    Karakteristik Sistem Informasi

Eksekutif Sistem Informasi Eksekutif memiliki karakteristik sebagai berikut :

1.      Disesuaikan untuk pihak eksekutif.

2.      Mudah digunakan.

3.      Memiliki kemampuan drill down.

4.      Mendukung kebutuhan data eksternal.

5.      Dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.

6.      Memiliki orientasi masa depan.

1.2    Karakteristik data yang dibutuhkan oleh Sistem Informasi Eksekutif:

1.      Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.

2.      Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data.

3.      Integrasi data dari basis data yang berbeda - beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.

4.      Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.

5.      Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, Sistem Informasi Eksekutif harus dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan.

6.      Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.

1.3    Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

1.3.1                     Penelitian Mintzberg

Mintzberg mendefinisikan 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO:

1.      Tugas administrasi (22 %)

2.      Panggilan telepon (6%)

3.      Pertemuan tidak terjadwal (10%)

4.      Pertemuan terjadwal (59%)

5.      Kunjungan (3%)

Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa Mintzberg menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan membuat kesimpulan sebagai berikut: “Tampaknya lebih penting bagi seorang manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”

1.3.2                     Penelitian Jones dan McLeod

Hasil penelitian: ·        

Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan (eksternal) tetapi informasi internal diberi nilai lebih tinggi. Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

1.3.3                     Penelitian Rockart dan Treacy

Hasil penelitian:

Tujuan Sentral : Eksekutif menggunakan informasi dari komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

Inti Data Bersama: Database berisi informasi mengenai berbagai data industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu, masa lalu, masa kini dan masa depan. ·

Metode Penggunaan : Eksekutif menggunakan Sistem Informasi Eksekutif untuk mengakses status saat ini, memproyeksikan trend dan melakukan analisis pribadi atas data.

 Organisasi Pendukung :

Para eksekutif dibantu oleh:

a.       Pelatih SIE (anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar perusahaan).

b.      Pengendali SIE (anggota staf eksekutif yang mengorganisasikan peralatan bagi eksekutif).

1.4    Saran-saran untuk Meningkatkan Sistem Informasi

Seorang eksekutif yang belurn rnenggunakan kornputer dikarenakan hanya rnerasa belurn bisa rnernanfaatkan surnber inforrnasinya. Eksekutif tersebut harus rnelakukan langkah untuk rnengembangkan peranan kornputer dalarn sistern inforrnasinya. Narnun untuk rnelakukannya, eksekutif juga harus berusaha untuk meningkatkan kornponen non‐kornputer. Program yang terdiri dari lima langkah untuk rnencapai pengernbangan ini dijelaskan berikut ini:

1.      Mencatat Transaksi – Transaksi Informasi yang masuk. Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab penelitian  Jones dan MCLeod yang berhubungan dengan system mereka.

2.      Merangsang Sumber – Sumber Bernilai Tinggi. Dengan teridentifikasinya sumber- sumber bernilai tinggi , eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber – sumber tersebut.

3.      Memanfaatkan Peluang. Jika sepotong informasi yang baik datang, eksekutif harus meraihnya

4.      Menyesuaikan Sistem pada perorangan. Seperti yang ditunjukkan pada penelitian Jones dan MCLeod, tiap eksekutif memiliki gaya pengupulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain.

5.       Memanfaatkan Teknologi. Eksekutif umumnya berpikiran terbuka berkenaan system mereka akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya.

1.5    Sistem Informasi Eksekutif Berbasis Komputer

Sistem informasi eksekutif (executive information sytem), atau EIS merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.

1.      Model EIS

Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer personal. Komputer personal itu berfungsi sebagai executive workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder, kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif.

2.      Dialog antara eksekutif dan EIS Informasi dapat ditampilakn dalam bentuk tabel, grafik tau narasi. Sebagian perangkat lunak dirancang untuk memudahkan bolak-balik antara tampilan tabel dan grafik. Penjelasan narasi dari tabel dan grafik dapat ditik oleh asisten staf, atau dapat dihasilkan oleh kecerdasan buatan (artifical intellegence).

3.      Drill down Drill down berarti bahwa eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih rinci. Penyatuan konsep-konsep manajemen ·        

Faktor-faktor penentu keberhasilan. Faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor). Bahwa sejumlah kegiatan kunci, atau CSF menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi, dan CSF bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Misalnya di industri kendaraan bermotor, CSF yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat. CSF di industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi. ·        

Management by exception. Tampilan layar management by exception merupakan tampilan layar multimedia yang menggambarkan bagaimana eksekutif dapat menghasilkan informasi yang memudahkan management by exception secara selektif.·        

Model mental. Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan, data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya.

Kesimpulan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah salah satu jenis manajemen sistem informasi untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan yang dibutuhkan eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap informasi baik dari dalam maupun dari luar yang relevan dengan tujuan organisasi. Sistem Informasi Eksekutif memiliki 6 karakteristik, yaitu disesuaikan untuk pihak eksekutif, mudah digunakan, memiliki kemampuan drill down, mendukung kebutuhan data eksternal, dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi, memiliki orientasi masa depan.

Sumber Referensi: 

Slide Pertemuan 11 Sistem Informasi Manajemen

Sumber 1

Read More

SISTEM INFORMASI PEMASARAN

A. Definisi Sistem Informasi Pemasaran

Pemasaran adalah kegiatan perorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi dan penentuan harga barang, jasa dan gagasan.
Sistem Informasi Pemasaran merupakan subset dari SIM yang menyediakan informasi untuk memecahkan masalah pemasaran perusahaan.
Dapat juga dikatakan bahwa Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System / MKIS)adalah suatu sistem berbasis komputer yang bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lainnya untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan pemasaran produk perusahaan.

B. Strategi Pemasaran

Tugas dari manajer pemasaran adalah mengembangkan strategi yang menerapkan sumber daya yang dimiliki perusahaan bagi pamasaran barang, jasa dan gagasan perusahaan.
Strategi pemasaran terdiri dari gabungan unsur-unsur yang dinamakan Bauran Pemasaran(Marketing Mix), yaitu 4P (Product, Price, Place, Promotion).
Product(Produk)
Product(produk) adalah apa yang dibeli oleh konsumen untuk memuaskan keinginan atau kebutuhannya.Produk dapat berupa barang fisik, berbagai jenis jasa, atau suatu gagasan.

2. Price(Harga)

Price(harga) terdiri dari semua elemen yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh konsumen untuk produk yang digunakannya.
3. Place(Tempat)
Place(tempat) berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik kepada konsumen melalui saluran distribusi.

4. Promotion(Promosi)


Promotion(promosi) berhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan produk, termasuk periklanan (advertising) dan penjualan langsung (direct sales).
C. Evolusi Sistem Informasi Pemasaran
Pada tahun 1966, Prof. Philip Kotler dari Northwestern University, menggunakan istilah Pusat Saraf Pemasaran (Marketing Nerve Center)untuk menggambarkan suatu unit baru di dalam pemasaran yang mampu mengumpulkandan mengolahinformasi pemasaran.
Walaupun Kotler tidak menggunakan istilah sistem informasi pemasaran, tetapi itulah yang ada dalam pikirannya.
Kotler mengidentifikasikan 3 jenis informasi pemasaran, yaitu :
Intelijen Pemasaran (Marketing Intelligent), informasi yang mengalir dari lingkungan ke perusahaan.
Informasi Pemasaran Intern (Internal Marketing Information), informasi yang dikumpulkan di dalam perusahaan.
Komunikasi Pemasaran (Marketing Communication), informasi yang mengalir dari perusahaan ke lingkungan.



II. MODELSISTEM INFORMASI PEMASARAN





Struktur model yang digunakan terdiri dari:

A. Subsistem input (yang mengumpulkan data dan informasi dari dalam perusahaan dan lingkungannya).
B. Database (tempat penyimpanan data).
C. Subsistem output(yang mengubah data menjadi informasi).A. Subsistem Input Sistem Informasi Pemasaran

Dalam model Sistem Informasi Pemasaran, Subsistem Input menyediakan data bagi database.
Subsistem Input terdiri dari :
1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi) ===> (Sumber Internal)
2. Penelitian Pemasaran ===> (Sumber Internal)
3. Intelijen Pemasaran ===> (Sumber Eksternal)
1.SIA (Sistem Informasi Akuntansi)
SIA (Sistem Informasi Akuntansi) mengumpulkan data yang menjelaskan transaksi pemasaran perusahaan.
Data tersebut digunakan untuk menyiapkan informasi dalam bentuk laporan periodik (laporan penjualan produk yang laku dan tidak laku) dan laporan khusus (laporan penjualan produk berdasarkan daerah penjualan).
2. Penelitian Pemasaran
Penelitian Pemasaran dapat dilakukan melalui penelitian khusus mengenai operasi pemasaran untuk tujuan mempelajari kebutuhan konsumen dan meningkatkan efisiensi pemasaran.
Manajer pemasaran dapat menggunakan penelitian pemasaran untuk mengumpulkan segala jenis informasi, tetapi sebagian besar kegiatan ditujukan pada konsumen dan calon konsumen.
Data yang dikumpulkan dapat berupa :
i. Data Primer, adalah data yang dikumpulkan sendiri oleh perusahaan.
ii.Data Sekunder, data yang dikumpulkan oleh orang lain.
i. Data Primer

Data primer adalah data yang dikumpulkan sendiri oleh perusahaan, melalui wiraniaga dan para karyawan lainnya.
Terdapat beberapa cara yang digunakan untuk memperoleh data primer, antara lain : a.Survei
b.Wawancara Mendalam
c.Pengamatan
d.Pengujian Terkendali
ii. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang dikumpulkan oleh orang lain untuk dijadikan referensi tambahan yang mampu mendukung data primer.
Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah dengan mencarinya di surat kabar, buku atau internet.
3. Intelijen Pemasaran
Intelijen Pemasaran (Marketing Intelligence) digunakan untuk mengumpulkan informasi dari lingkungan luar perusahaan (terutama pesaing) yang berkaitan dengan operasi pemasaran.
Pemasaran tidak bertanggung jawab untuk membuat arus keluar bagi pesaing, tetapi membuat arus masuk dari pesaing.
Istilah Intelijen Pemasaran mengacu pada berbagai kegiatan yang etis guna mendapatkan sebanyak mungkin informasi yang berkaitan dengan pesaing.
Jadi, Intelijen Pemasaran bukan suatu kegiatan perusahaan yang satu memata-matai perusahaan yang lain guna mencuri semua data dan informasi mengenai perusahaan yang dimata-matainya tersebut.
Selama tahun 1960-an dan 1970-an perusahaan-perusahaan tidak menaruh perhatian khusus untuk mendapatkan informasi mengenai pesaing mereka, tetapi persaingan global yang meningkat telah mengubahnya menjadi dramatis.
Kini pengumpulan, penyimpanan, dan penyebaran informasi persaingan merupakan aplikasi komputer yang penting di banyak perusahaan.
Istilah Intelijen Pemasaran (Marketing Intelligent)atau Intelijen Persaingan (Competitive Intelligent/ CI)atau Intelijen Bisnis (Business Intelligent/ BI)banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengumpulan informasi mengenai pesaing.
Informasi yang dikumpulkan disebut intelijen (intelligent).
5 tugas dasar bagi Intelijen Pemasaran, antara lain :
1.Mengumpulkan Data, data pesaing dapat berupa data primer dan data sekunder.
2.Mengevaluasi Data, data yang telah dikumpulkan harus diperiksa untuk memastikan akurasinya.
3.Menganalisis Data, jarang data menjelaskan secara menyeluruh sehingga perlu dilakukan analisis untuk mengubah data menjadi informasi.
4.Menyimpan Informasi, informasi yang telah diubah perlu disimpan sedemikian rupa sehingga memudahkan dalam pengambilan kembali.
5.Menyebarluaskan Informasi, penyebarluasan informasi diperuntukkan bagi mereka yang berminat.
B. Subsistem Database Sistem Informasi Pemasaran
Databaseadalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali.
Beberapa data dalam database adalah unik bagi fungsi pemasaran, tetapi banyak yang berbagi dengan area fungsional lain.
Data yang masuk ke dalam database berasal dari subsistem input, yaitu :
1.Sumber Internal, terdiri dari SIA, Penelitian Pemasaran.
2.Sumber Eksternal, terdiri dari Intelijen Pemasaran.
Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari database.
C. Subsistem Output Sistem Informasi Pemasaran
Tiap subsistem output menyediakan informasi tentang subsistem tersebut sebagai bagian dari bauran.
1.Subsistem Produk (Product)
2.Subsistem Tempat (Place)
3.Subsistem Promosi (Promotion)
4.Subsistem Harga (Price)
5.Subsistem Bauran Terintegrasi
Tugas manajer pemasaranadalah mengembangkan strategi dan taktik untuk tiap unsur dalam bauran pemasaran dan kemudian mengintegrasikannya menjadi suatu rencana pemasaran yang menyeluruh.
1. Subsistem Produk (Product)
Perusahaan memutuskan untuk menyediakan suatu produk guna memenuhi kebutuhan pasar tertentu.
Subsistem Produk (Product) menyediakan informasi mengenai produk perusahaan.
Suatu kerangka kerja yang disebut Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle)mampu menelusuri penjualan suatu produk mulai dari perkenalan, perkembangan, dewasa, dan penurunan.
Siklus Hidup Produk mampu mengarahkan manajer pemasaran dalam membuat keputusan-keputusan berorientasi produk.
Siklus Hidup Produk dan Keputusan-Keputusan Strategi






Keterangan Gambar Siklus Hidup Produk :

Dalam tahap perkenalan produk, manajer pemasaran diharuskan membuat keputusan apakah akan mengembangkan dan memasarkan produk yang sudah dibuat ?
Tahap perkembangan dan dewasa mencakup waktu saat berbagai strategi perlu dipertimbangkan untuk membuat penjualan tetap berjalan.
Tahap penurunan merupakan saat dimana produk sudah tidak diinginkan lagi oleh konsumen, sehingga perlu diambil keputusan alternatif apakah produk tersebut ingin dihapus ?
2. Subsistem Harga (Price)
Subsistem Harga (Price) menyediakan informasi yang dapat membantu manajer dalam membuat keputusan harga.
Penentuan harga dibuat berdasarkan :
a.Biaya
b.Permintaan
a. Penentuan Harga Berdasarkan Biaya
Penentuan harga berdasarkan biaya (cost-based pricing) dilakukan dengan menghitung terlebih dahulu mengenai biaya / ongkos yang dikeluarkan perusahaan dalam menghasilkan / memperoleh produk.
Setelah menentukan biaya-biaya yang telah dikeluarkan dan kemudian ditambahkan (mark up) yang diinginkan, maka diperoleh harga mengenai suatu produk.
b. Penentuan Harga Berdasarkan Permintaan
Penentuan harga berdasarkan permintaan (demand-based pricing) dilakukan dengan menyesuaikan nilai yang ditempatkan oleh konsumen terhadap suatu produk.
Kunci pendekatan ini adalah memperkirakan permintaan dengan tepat.
Pendekatan ini memerlukan pemahaman yang baik mengenai konsumen serta pasar, termasuk keadaan ekonomi dan persaingan.
3. Subsistem Tempat (Place)
Subsistem Tempat (Place) menyediakan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan.
Berbagai saluran distribusi yang digunakan perusahaan untuk menyalurkan produk-produknya ke konsumen merupakan unsur Tempat (Place)dalam bauran pemasaran, baik menjual langsung maupun melalui jaringan perantara (pedagang besar, pedagang perantara dan penyalur).

Arus Uang, Arus Material, dan Arus Informasi :



Produk atau material bukan satu-satunya sumber daya yang mengalir melalui saluran distribusi pemasaran.
Arus material berawal dari pemasok dan berakhir di konsumen.
Arus uang berawal dari konsumen dan berakhir di pemasok.
Arus informasi menyediakan arus 2 arah yang menghubungkan semua peserta distribusi.
Tiap peserta distribusi harus mengetahui rincian arus material sehubungan dengan peran mereka dalam proses distribusi.
Misalnya, perusahaan manufaktur tidak harus terus memproduksi produk yang hanya akan mengumpulkan debu di rak-rak pengecer, tetapi juga harus mengetahui tingkat harga yang akan dibeli pedagang besar. Demikian juga dengan peserta yang lain juga harus mengetahui tingkat harga yang dibeli pengecer dari pedagang besar, dan tingkat harga yang akan dibeli konsumen dari pengecer.
Arus informasi yang terjadi dapat dibedakan menjadi 2 bagian, yaitu :1.Informasi Umpan Balik (Feedback Information)merupakan informasi yang mengalir dengan arah yang berlawanan dari arus material. Misalnya, jika perusahaan manufaktur mengharapkan umpan balik dari yang lain maka sesuatu harus ditawarkan sebagai imbalannya.

2.Informasi Maju / Searah (Feedforward Information)merupakan informasi yang mengalir kepada konsumen. Misalnya, perusahaan manufaktur memberikan pengumuman produk baru, alat bantu penjualan dan promosi kepada pedagang besar.
4. Subsistem Promosi (Promotion)
Subsistem Promosi (Promotion) menyediakaninformasi tentang kegiatan periklanan dan penjualan langsung.
Lebih menekankan pada sifat kreatifitas bagaimana menawarkan produk sehingga konsumen tertarik untuk membelinya.
Hingga saat ini, “promosi bibir” atau promosi dari mulut ke mulut merupakan promosi yang paling efisien dibandingkan dengan promosi yang menggunakan media cetak dan media elektronik.
5. Subsistem Bauran Terintegrasi
Subsistem Bauran Terintegrasi (Integrated Mix Subsystem) memungkinkan manajer untuk mengembangkan strategi dengan mempertimbangkan dampak kombinasi dari unsur 4P (Product, Price, Place, Promotion).
Hal ini dapat dicapai dengan memproyeksikan berbagai kemungkinan hasil dari berbagai kombinai unsur 4P tersebut.
Penjelasan mengenai subsistem bauran terintegrasi dalam literatur jarang didapat, karena sukarnya melakukannya dan juga adanya keinginan dari pihak perusahaan untuk menjaga kerahasiaan.
Model subsistem bauran terintegrasi yang banyak dipublikasikan adalah BRANDAID, yang dikembangkan oleh Prof. John D.C. Little dari MIT.
BRANDAID mencakup beberapa submodel untuk periklanan, promosi, harga, penjualan perorangan, dan distribusi pengecer.
BRANDAID merangsang kegiatan perusahaan manufaktur yang menjual prosuk ke konsumen melalui para pengecer dalam lungkungan yang kompetetif.
Pendekatan dasar dari pendekatan ini adalah memperkirakan dampak dari berbagai pengaruh pada penjualan perusahaan manufaktur.
Sama seperti model-model yang lainnya, model BRANDAID masih belum mampu menangani kejadian yang tidak terduga.
Hal ini terjadi jika perusahaan yan menggunakan model BRANDAID dilanda pemogokan lalu diikuti dengan tanggapan tak terduga yang baik atas penjualan paket baru.
Tetapi, model subsistem bauran terintegrasi seperti BRANDAID dapat menjadi alat yang mampu diandalkan bagi manajer pemasaran.



III. PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PEMASARAN OLEH MANAJER

Penelitian pada perusahaan Fortune 500 memberikan gambaran yang baik mengenai cara raksasa-raksasa industri menggunakan komputer sebagai alat pemasaran.
Manajer pemasaran menggunakan Sistem Informasi Pemasaran untuk mempelajari kebutuhan dan keinginan konsumen, memformulasikan bauran pemasaran, dan membuat tindak lanjut sampai sejauh mana bauran tersebut diterima oleh konsumen.
Para manajer lain dalam perusahaan juga menggunakan Sistem Informasi Pemasaran.
Kita telah mengetahui bahwa intelijen pemasaran menarik bagi perusahaan secara keseluruhan dan bahwa eksekutif terlibat dalam penentuan harga.
Walaupun nama sistem informasi fungsional mengimplikasikan bahwa sisetm tersebut hanya untuk menejer di area tersebut, output informasi juga dapat bernilai bagi manajer lain yang ada dalam perusahaan.
Referensi:
1. Slide Sistem Informasi Manajemen Pertemuan ke 10 tahun 2018

Read More

SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

1.1    Pendahuluan

Telah kita ketahui bahwa pemasaran bertanggung jawab menentukan apa yang diinginkan dan dibutuhkan konsumen. Setelah penentuan ini dibuat, dan eksekutif perusahaan memutuskan untuk memenuhi keinginan dan kebutuhan tersebut, sekarang merupakan tanggung jawab dari fungsi manufaktur untuk memproduksi produk tersebut.

1.2    Definisi Sistem Informasi Manufaktur

Sistem Informasi Manufaktur adalah salah satu subsistem CBIS yang menyediakan informasi mengenai operasi produksi. Output dari Sistem Informasi Manufaktur digunakan untuk menciptakan dan mengoperasikan sistem produk fisik perusahaan. Manajemen manufaktur menggunakan komputer baik sebagai sistem konseptual maupun sebagai suatu elemen dalam sistem produksi fisik. Computer-Aided Design (CAD), Computer-Aided Manufacturing (CAM), dan Robotik semuanya menggambarkan cara menggunakan teknologi komputer dalam sistem fisik.

Evolusi komputer sebagai suatu sistem manufaktur konseptual paling mudah dilihat dalam area persediaan. Awalnya terdapat sistem yang menentukan titik pemesanan kembali (ReOrder Point / ROP), kemudian datang konsep MRP, dimana MRP I dikenal sebagai Material Requirements Planning dan MRP II dikenal sebagai Manufacturing Resources Planning. Sistem MRP menawarkan suatu cara untuk mencapai manajemen persediaan.

Cara lain untuk mencapai manajemen persediaan adalah pendekatan JIT (Just-In-Time). JIT merupakan pendekatan yang unik diantara konsep-konsep produksi modern, karena tidak terlalu bergantung pada teknologi komputer. Perhatian utama kita dalam mempelajari sistem informasi manufaktur adalah bagaimana komputer digunakan sebagai suatu sistem konseptual yang digabungkan dengan aplikasi dalam sistem fisik oleh suatu konsep yang disebut CIM (Computer-Integrated Manufacturing).

1.3    Model Sistem Informasi Manufaktur

Sumber: Slide Pertemuan 9 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 9.1

Model Sistem Informasi Manufaktur

Struktur model yang digunakan terdiri dari:

1.       Subsistem Input, terdiri dari: sistem informasi akuntansi, subsistem industrial engineering, dan subsistem intelijen manufaktur.

2.       Database

3.       Subsistem Output, terdiri dari : subsistem produksi, subsistem persediaan, subsistem kualitas, dan subsistem biaya.

1.4    Subsistem Input Sistem Informasi Manufaktur

Dalam model Sistem Informasi Manufaktur, Subsistem Input menyediakan data bagi database. Subsistem input terdiri dari:

1.       SIA (Sistem Informasi Akuntansi)               

2.       Industrial Engineering                                 

3.       Intelijen Manufaktur                                    

1.4.1                     SIA (Sistem informasi Akuntansi)

SIA (Sistem Informasi Akuntansi) mengumpulkan data intern yang menjelaskan operasi manufaktur dan data lingkungan yangmenjelaskan transaksi perusahaan dengan pemasoknya. Sistem Informasi Akuntansi menangkap data langsung (real time/ waktu nyata) yang menjelaskan penggunaan sumber daya fisik.

Tugas pengumpulan data yang menjelaskan operasi produksi, paling baik dilaksanakan dengan menggunakan terminal pengumpulan data. Pegawai produksi memasukkan data ke dalam terminal dengan menggunakan kombinasi media yang dapat dibaca mesin dan keyboard. Media tersebut paling sering berbentuk dokumen.

Dokumen-dokumen yang dapat dijadikan sebagai media pengumpulan data, antara lain:

1.       Dokumen dengan barcodeyang dapat dibaca secara optis.

2.       Dokumen dengan tanda pensil (biasanya penggunaan pensil 2B) yang dapat dibaca secara optis.

3.       Kartu plastik dengan garis-garis catatan yang dapat dibaca secara magnetis.

1.4.2                     Subsistem Industrial Engineering

Subsistem Industrial Engineeringterdiri dari proyek-proyek pengumpulan data khusus dari dalam perusahaan yang menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk suatu produksi. Subsistem Industrial Engineeringmenyediakan standar produksi yang memudahkan management by exception(manajemen terlibat jika sesuatu berjalan tidak sesuai rencana).

Industrial Engineeringmenetapkan standar dengan mempelajari proses produksi untuk menentukan berapa lama waktu yang harus dihabiskan. Standar ini disimpan dalam database dan dibandingkan dengan kinerja aktual yang disediakan oleh SIA. Penyimpangan yang cukup besar dilaporkan ke manajemen.

Industrial Engineeringmerupakan analis sistem yang terlatih khusus untuk mempelajari operasi manufaktur dan membuat saran-saran perbaikan. Industrial Engineeringmengkhususkan diri dalam rancangan dan operasi sistem fisik, tetapi juga memahami sistem konseptual.

1.4.3                     Subsistem Intelijen Manufaktur

Subsistem Intelijen Manufaktur digunakan untuk mengumpulkan data dari lingkungan. Subsistem Intelijen Manufaktur memungkinkan manajemen mengetahui perkembangan terakhir mengenai kegiatan pemasok dan serikat pekerjanya. Pemasok dan serikat pekerja merupakan tanggung jawab khusus manufaktur. Pemasok menyediakan banyak data dalam bentuk katalog dan daftar harga. Sebagian besar data yang menjelaskan serikat pekerja tidak pernah masuk ke dalam komputer perusahaan, tetapi dikomunikasikan melalui perkataan dan dalam bentuk salinan kertas.

1.5    Subsistem Database Sistem Informasi Manufaktur

Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali. Data yang masuk ke dalam database berasal dari subsistem input, yaitu:

1.       Sumber Internal, terdiri dari SIA, Industrial Engineering.

2.       Sumber Eksternal, terdiri dari Intelijen Manufaktur.

Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari database.

1.6    Subsistem output Sistem Informasi Manufaktur

Data input diubah menjadi informasi oleh subsistem output. Subsistem output terdiri dari:

1.       Subsistem Produksi

2.       Subsistem Persediaan

3.       Subsistem Kualitas

4.       Subsistem Biaya

1.6.1                     Subsistem Produksi

Subsistem Produksi menjelaskan tiap langkah dari proses transformasi (dari pemesanan bahan baku dari pemasok hingga pelepasan barang jadi ke pasar. Subsistem Produksi memungkinkan manajemen membangun dan mengoperasikan fasilitas manufaktur. Manajemen manufaktur menggunakan subsistem produksi untuk mengelola proses produksi harian dan membantu dalam pembangunan fasilitas produksi baru. Keputusan konstruksi pabrik dibuat pada tingkat eksekutif karena dampak jangka panjangnya dan jumlah investasi yang besar.

Beberapa alasan mengapa diperlukan suatu pabrik baru, antara lain:

1.       Pabrik ada yang sudah usang.

2.       Pasar untuk produk perusahaan sudah bergesar tetapi pabrik tersebut tidak lagi berada di lokasi yang strategis.

3.       Pabrik yang ada tidak mampu lagi menangani volume yang meningkat.

1.6.2                     Subsistem Persediaan

Subsistem Persediaan memelihara catatan konseptual dari material saat material bergerak dari bahan mentah menjadi barang dalam proses dan akhirnya barang jadi. Tingkat persediaan perusahaan sangat penting karena menggambarkan investasi yang besar. Uang yang tertanam dalam persediaan tidak dapat digunakan untuk hal-hal lain. Tingkat suatu barang tertentu, terutama, dipengaruhi oleh jumlah unit yang dipesan dari pemasok setiap kalinya. Tingkat persediaan rata-rata dapat diperkirakan separuh kuantitas pesanan ditambah safety stock.

Penentuan kuantitas pesanan terbaik dipengaruhi oleh biaya pemeliharaan dan biaya pembelian. Biaya pemeliharaan merupakan biaya tahunan menyimpan suatu persediaan tergantung pada jenis material yang disimpan. Biaya pembelian merupakan biaya yang terjadi saat material dipesan.

1.6.3                     Subsistem Kualitas

Subsistem Kualitas memastikan bahwa tingkat kualitas bahan baku yang diterima dari pemasok memenuhi standar persyaratan, kemudian melaporkan tingkat kualitas pada tiap tahap kritis dari proses tranformasi dan akhirnya memastikan bahwa kualitas barang jadi ada pada tingkat yang diinginkan. Jika suatu perusahaan ingin bersaing di pasar dunia, maka perusahaan tersebut harus mampu memproduksi produk berkualitas tinggi dengan biaya rendah.

Subsistem Kualitas memungkinkan perusahaan mencapai kualitas produk dengan memantau arus material, dimulai dari penerimaan dari pemasok, melalui proses produksi, dan berakhir pada konsumsi atau penggunaan oleh konsumen.

1.6.4                     Subsistem Biaya

Subsistem Biaya membuat manajemen tetap mengetahui perkembangan terakhir mengenai biaya proses tranformasi dan kerugian potensial (potential loss). Subsistem Biaya memungkinkan manajemen mengendalikan biaya dari kegiatan transformasi produksi melalui umpan balik informasi.

1.7    Komputer Sebagai Bagian Dari Sistem Fisik

Telah banyak yang dicapai dalam penggunaan mesin yang dikendalikan oleh komputer dalam area produksi. Mesin-mesin tersebut berbiaya lebih murah daripada para pekerja manusia dan mempu berkinerja lebih baik dalam beberapa hal. Suatu perusahaan harus memamnfaatkan teknologi komputer jika ingin bertahan dalam pasar dunia.

1.7.1                     Computer Aided Design (CAD)

CAD (Computer-Aided Design) melibatkan pengguna komputer untukmembantu rancangan produk yang akan dimanufaktur. CAD disebut juga CAE (Computer Aided Enginering).

CAD pertama-tama muncul dalam industri dirgantara sekitar tahun 1960-an dan kemudian diadopsi oleh pembuat mobil. CAD kemudian digunakan untuk merancang segala sesuatu dari struktur rumit, seperti bangunan dan jembatan hingga bagian-bagian kecil.

1.7.2                     Computer Aided Manufacturing (CAM)

CAM (Computer-Aided Manufacturing) adalah penerapan komputer dalam produksi. Mesin produksi khusus yang dikendalikan komputer mampu menghasilkan produk sesuai spesifikasi yang diperoleh dari database rancangan. Melalui CAM, produksi dapat berjalan lebih cepat dan presisi (ketelitian) yang tinggi memungkinkan lebih sedikit bagian yang cacat dan terbuang percuma.

1.7.3                     Robotik

Robotik melibatkan pengguna robot industrial (Industrial Robots/ IR), alat yang secara otomatis melaksanakan tugas tertentu dalam proses manufaktur. Penggunaan robot memungkinkan perusahaan memotong biaya dan mencapai tingkat kualitas yang tinggi, tetapi mereka juga mampu melaksanakan pekerjaan yang berbahaya, seperti bekerja di area bersuhu sangat tinggi.

1.8    Komputer Sebagai Sistem Informasi

Sistem Informasi Manufaktur digunakan untuk menjelaskan subsistem CBIS yang menyediakan informasi mengenai operasi produksi. Output dari Sistem Informasi Manufaktur digunakan untuk menciptakan dan mengoperasikan sistem produk fisik perusahaan.

1.8.1                     Sistem Titik Pemesanan Kembali (Re-Order Point/ ROP)

ROP (Re-Order Point) merupakan suatu strategi yang reaktif, maksudnya menunggu hingga saldo suatu jenis barang mencapai tingkat tertentu dan kemudian memicu pesanan pembelian. Beberapa Istilah dalam ROP:

1.       Stock-out: kehabisan persediaan.

2.       Lead time: waktu yang dibutuhkan pemasok untuk mengisi pesanan.

3.       Safety stock: persediaan aman.

Manajer manufaktur tidak perlu menebak untuk menentukan ROP, tetapi dapat menggunakan rumus ROP berikut :

R = (L*U)+ S

Keterangan:

R : titik pemesanan kembali

L : lead timepemasok (dalam hari)

U : tingkat pemakaian (jumlah unit yg digunakan/terjual per-hari)

S : tingkat safety stock (dalam unit)

Misalnya, jika pemasok memerlukan 14 hari untuk menyediakan bahan baku yang dipesan, dan perusahaan menggunakan 10 unit per-hari, maka perusahaan akan menggunakan 140 unit sementara menunggu pemasok memenuhi pesanan. Tambahkan angka tersebut dengan safety stock sebesar 16, maka didapat ROP sebesar 156.

1.8.2                     Material Requirements Planning (MRP)

MRP dikembangkan pada tahun 1960-an oleh Joseph Orlicky dari J.I.Case Company. MRP (Material Requirements Planning) adalah suatu strategi material proaktif yaitu mengidentifikasikan material, jumlah dan tanggal yang dibutuhkan.

MRP memungkinkan perusahaan mengelola materialnya secara baik sehingga dapat menghindari kehabisan persediaan yang disebabkan oleh pesanan yang tidak tersedia. Juga, dengan mengetahui kebutuhan material di masa depan, pembeli dapat merundingkan perjanjian pembelian dengan pemasok dan mendapatkan keuntungan finansial.

MRP memiliki 4 ( empat ) komponen, yakni:

1.       Master production schedule system

2.       Material requirement planning system

3.       Capacity requrement planning system

4.       Order release system

1.8.2.1                  Master Production Schedule System

Master production schedule system menggunakan 4 file data master, seperti file Pesanan Pelanggan, file Ramalan Penjualan, file Persediaan Barang Jadi, dan file Kapasitas Produksi. Master production schedule system memproyeksikan produksi cukup jauh ke depan untuk mengakomodasi proses produksi yang merupakan kombinasi lead time pemasok dan waktu produksi terlama.

1.8.2.2                  Material Requirement Planning System

Material requirement planning system menentukan berapa banyak material yang diperlukan untuk memproduksi jumlah unit yang diinginkan. Material yang dimiliki harus dikurangi dengan kebutuhan bruto untuk menentukan kebutuhan netto, yaitu jumlah yang harus dibeli untuk memenuhi jadwal produksi.

1.8.2.3                  Capacity Requrement Planning System

Capacity requrement planning system bekerja berhubungan dengan material requirement planning system untuk memastikan bahwa produksi terjadwal tersebut sesuai dengan kapasitas pabrik. Output utama adalah jadwal pesanan terencana, yang mendaftarkan jumlah kebutuhan tiap material berdasarkan periode waktu.

Output lainnya mencakup:

a)       Perubahan pesanan terencana, yang mencerminkan pesanan yang dibatalkan, pesanan yang dipercepat, dan kuantitas pesanan yang dimodifikasi.

b)       Laporan perkecualian, yang menandai barang-barang yang memerlukan perhatian manajemen.

c)       Laporan kinerja, yang menunjukkan seberapa baik kinerja sistem dilihat dari ukuran stock-out dan ukuran lain.

d)       Laporan perencanaan, yang dapat digunakan oleh manajemen manufaktur untuk perencanaan persediaan masa depan.

1.8.2.4                  Order Release System

Order release system (sistem pelepasan pesanan) menggunakan jadwal pesanan terencana untuk input dan mencetak suatu laporan pelepasan pesanan. Satu salinan diserahkan kepada pembeli di departemen pembelian untuk digunakan dalam berunding dengan pemasok dan salinan lainnya dikirimkan ke manajemen kerja untuk digunakan dalam mengendalikan proses produksi.

1.8.3                     Manfaat MRP

Manfaat MRP adalah:

1.       Perusahaan dapat mengelola materialnya secara lebih efisien.

2.       Perusahaan dapat menghindari kehabisan persediaan barang.

3.       Perusahaan mengetahui kebutuhan material di masa depan.

4.       Pembeli dapat merundingkan perjanjianpembeli dengan pemasok.

1.9    Manufacturing Resource Planning (MRP II)

MRP II dikembangkan oleh Oliver Wight dan George Plossl. MRP II (Manufacturing Resource Planning) mengintegrasikan semua proses di dalam manufaktur yang berhubungan dengan manajemen material.

1.9.1                     Manfaat MRP II

1.       Penggunaan sumber daya yang lebih efisien

2.       Perencanaan prioritas yang lebih baik

3.       Pelayanan pelanggan yang meningkat

4.       Semangat kerja pegawai meningkat

5.       Informasi manajemen yang lebih baik

1.9.1.1                  Penggunaan Sumber Daya yang Lebih Efisien

Pengurangan dapat diperkirakan terjadi dalam persediaan barang dalam proses dan barang jadi, peralatan pabrik dapat dimanfaatkan lebih baik, antrian di pusat-pusat kerja dapat ditemukan, dan pemeliharaan peralatan dapat dijadwalkan dengan lebih baik.

1.9.1.2                  Perencanaan Prioritas yang Lebih Baik

Jumlah waktu yang diperlukan untuk menempatkan pekerjaan ke dalam produksi dapat dikurangi dan jadwal produksi dapat lebih mudah dimodifikasi untuk mencerminkan perubahan kebutuhan pelanggan.

1.9.1.3                  Pelayanan Pelanggan yang Meningkat

Kemampuan perusahaan untuk memenuhi tanggal pengiriman yang dijanjikan dapat ditingkatkan dan tersedia peluang untuk kualitas yang lebih baik serta harga yang lebih murah.

1.9.1.4                  Semangat Kerja Pegawai Meningkat

Para pegawai dapat memperoleh keyakinan dalam sistem sehingga menghasilkan koordinasi komunikasi antar-departemen yang lebih baik.

1.9.1.5                  Informasi Manajemen yang Lebih Baik

Manajemen dapat menggunakan output sistem untuk memperoleh pandangan yang lebih baik mengenai sistem produksi fisik dan untuk mengukur kinerja dari sistem tersebut. Selain itu, eksekutif dan manajer perusahaan dari semua area fungsional dapat membuat perencanaan jangka panjang yang lebih baik.

1.10 Pendekatan Just-In-Time (JIT)

Pendekatan just–in–time (JIT) menjaga arus material melalui pabrik hingga minimum dengan menjadwalkan material agar tiba di stasiun kerja“ tepat pada waktunya”.

Tujuan : agar meminimumkan biaya persediaan dan penanganan (keamanan dan asuransi).

Kunci : waktu (pasokan bahan baku tiba dari pemasok tepat sebelum produksi dijadwalkan untuk dimulai).

Menjaga arus material melalui pabrik sehingga minimum dengan menjadwalkan material agar tiba distasiun kerja” tepat waktunya”.

1.11 Sumber Referensi

Slide Pertemuan 9 Sistem Informasi Manajemen

Read More