ORGANISASI DAN AKSES FILE

BAB 1     

1.1    Definisi File

Secara umum dikatakan bahwa file merupakan kumpulan sejumlah komponen dengan jumlah tidak tertentu dan biasanya tersimpan dalam suatu media penyimpanan luar. Misalnya dalam harddisk tersimpan nama-nama file seperti file dokumen (*.doc), file spreadsheet (*.xls), file image (*.jpg), file musik (*.mp3), file film (*.avi). Dapat juga dikatakan bahwa file adalah kumpulan dari record, dimana record merupakan kumpulan dari field.

1.2    Tipe Dari File

File yang kita kenal mempunyai beberapa tipe yang berbeda, antara lain :

1.2.1.1                  File Master

1.       File Referensi

Data yang tetap dimana pengolahan terhadap data tersebut memerlukan waktu yang lama. Data yang terdapat pada file referensi ini sebagai contoh adalah file Mahasiswa, yang akan diperbaiki (di-edit) untuk jangka waktu yang lama. Misalnya jika terjadi perbaikan pada pengisian data untuk alamat (jika mahasiswa tersebut pindah alamat rumah) maka isi data pada alamat untuk mahasiswa yang bersangkutan harus diperbaiki.

Contoh File Referensi Mahasiswa

Sumber: Slide Pertemuan 6 Sistem Informasi Manajemen

File Dinamik

Data yang ada dalam file berubah tergantung transaksi. Misalkan saja file Mata Kuliah yang didalam nya terdapat informasi tentang seluruh mata kuliah yang terdapat disuatu lembaga pendidikan. Isi dari file Mata Kuliah dapat diperbaiki (di-edit) jika kondisi yang ada di masa depan mengharuskan adanya pergantian mata kuliah dengan nama mata kuliah yang baru dan sks yang juga baru, maka perbaikan data untuk isi file mata kuliah mutlak dilakukan. Hal ini yang disebut dengan penyetaraan mata kuliah.

Contoh Referensi File Dinamik

Sumber: Slide Pertemuan 6 Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

1.2.1.2                  File Input / File Transaksi

Berisi data masukan berupa data transaksi dimana data-data tersebut akan diolah oleh komputer. Macam file transaksi yang ada pada lembaga pendidikan adalah file Ujian, file Nilai dan file Pembayaran. File transaksi akan senatiasa mengalami perubahan sesuai dengan periode waktu tertentu.

Contoh Referensi File Input

Sumber: Slide Pertemuan 6 Sistem Informasi Manajemen

1.2.1.3                  File Laporan

Berisi informasi yang akan ditampilkan. Biasanya, file ini berisi informasi yang akan ditampilkan dalam sebuah laporan. Isi dari Laporan yang dihasilkan biasanya berasal dari penggabungan file master dan file transaksi, tetapi tidak semua isi dari file-file tersebut ditampilkan, melainkan hanya informasi tertentu saja yang ditampilkan sesuai dengan laporan yang diinginkan.

1.2.1.4                  File Backup / File Pelindung

Berisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu. File ini berisikan salinan (copy) dari suatu file, entah file master maupun file transaksi. Adapun isi (informasi) dari file backup ini sama persis dengan file aslinya. Jika ada yang diperbaiki maka hasil perbaikan data tersebut harus dibuatkan kembali backup dari file yang diperbaiki.

1.2.1.5                  File Kerja / Temporary File

Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara (temporary). File ini berisi data yang sifatnya sementara (tidak permanen) dalam arti hanya numpang lewat saja, tetapi file ini dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data.

1.2.1.6                  File Pustaka / File Library

Berisi program-program aplikasi atau utility program. File ini berisi program-program bantu yang dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data. Misalkan dalam file Gaji yang mana mempunyai keterhubungan dengan file Pendidikan (untuk mencari jenjang pendidikan dari seorang karyawan), file Absensi (untuk mengetahui data kehadiran pegawai) dan file Lembur (untuk mengetahui intensitas kelebihan jam kerja yang dimiliki oleh seorang pegawai).

1.3    Organisasi dan Akses File

Ada beberapa tipe organisasi file data yang digunakan, yaitu susunan berurutan (sequential), berurutan diindeks (indexed sequential), acak (random), dan acak diindeks (indexed random).

Tujuan organisasi data di dalam pemrograman terstruktur adalah:

1.       Untuk menyediakan sarana pencarian record bagi pengolahan, seleksi, atau penyaringan.

2.       Memudahkan penciptaan atau pemeliharaan file.

Organisasi file data harus mempertimbangkan beberapa hal penting, yaitu sebagai berikut:

1.       Kemudahan dalam penyimpanan dan pengambilan data.

2.       Kecepatan akses data / efisiensi akses.

3.       Efisiensi penggunaan media penyimpanan (storage device).

Terdapat dua jenis alat penyimpanan data file yang digunakan, yaitu:

1.       Piranti Akses Serial (Sequential Access Storage Device atau SASD).

Contoh peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic tape atau pita magnetik.

Pita magnetik terbuat dari bahan magnetik yang dilapiskan pada plastik tipis, seperti pita pada pita kaset. Pada proses penyimpanan atau pembacaan data, tape head atau kepala pita harus menyentuh media sehingga dapat mempercepat pita menjadi aus. Data pada pita magnetik direkam/diakses secara berurutan (sequential) dgn menggunakan drive khusus. Karena perekaman / peng-akses-an dilakukan secara berurutan, maka untuk mengakses data yang kebetulan berada di tengah, drive terpaksa harus memutar gulungan pita hingga head mencapai tempat data tersebut berada. Hal ini membutuhkan waktu yg relatif lebih lama.

Ciri-ciri dari piranti SASD adalah :

a. Proses pembacaan rekaman harus berurutan.

b. Tidak ada pengamatan.

c. Data disimpan dalam blok-blok.

d. Proses write hanya bisa dilakukan sekali saja.

Kecepatan akses datanya, sangat tergantung pada :

a. Kerapatan pita ( char/inci ).

b. Kecepatan pita ( inci/detik ).

c. Lebar celah / gap antar blok.

2.       Piranti Akses Direct ( Direct Access Storage Device atau DASD).

Contoh piranti akses tipe direct adalah cakram magnetic (magnetic disk) yang terdiri dari hard disk atau floppy disk. Harddisk memiliki piringan metal yang dilapisi dgn bahan yg memungkinkan data dapat disimpan dalam bentuk titik-titik bermagnet. Data disimpan dalam kedua permukaan piringan. Piringan-piringan yang menyusun hard disk tersimpan rapat dalam hard drive, dengan tujuan untuk melindungi dari partikel debu atau benda kecil lainnya yang dapat mengotori piringan sehingga tidak terjadi tabrakan antara head dan piringan (yang dapat menimbulkan kerusakan).

Piranti DASD mempunyai ciri sebagai berikut :

a. Pembacaan rekaman tidak harus urut.

b. Mempunyai alamat.

c. Data dapat disimpan dalam karakter atau blok.

d. Proses write dapat dilakukan beberapa kali.

Tiga metode susunan organisasi data file dalam media penyimpanan fisik yang lazim untuk digunakan, yaitu :

1.       Sequential

Metode ini mempunyai ciri -ciri antara lain :

a. Rekaman disimpan berdasarkan suatu kunci.

b. Pencarian rekaman tertentu dilakukan record demi record sesuai kuncinya.

Metode ini baik untuk digunakan apabila pengolahan terhadap basis data bersifat periodik dan menyeluruh.

2.       Random

Dalam metode ini kunci rekaman di transformasikan kealamat penyimpanan dalam media fisik secara acak (random). Metode ini akan menimbulkan beberapa masalah, yaitu adanya alamat yang muncul lebih dari satu kali, dan ada alamat yang tidak pernah muncul sama sekali.

Permasalahan seperti ini diatasi dengan teknik overflow location, yaitu dengan menggunakan alamat yang ada disampingnya.

3.       Indexed Sequential

Metode ini mempunyai ciri -ciri sebagai berikut :

a.Merupakan gabungan antara metode sequential dan random.

b.Record disimpan secara berurutan dengan menggunakan kunci.

c. Masing-masing record diberi indeks.

d. Pengalamatan dilakukan secara acak.

e.Perlu penyimpanan tambahan, yaitu untuk file indeks.

1.4    Sumber Referensi

Slide Pertemuan 6 Sistem Informasi Manajemen

Read More

Basis Data (Sistem Informasi Manajemen)

BASIS DATA

1.1    PENGERTIAN BASIS DATA

Pangkalan data atau basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basis data, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.Untuk mengelola dan memanggil query basis data agar dapat disajikan dalam berbagai bentuk yang diinginkan dibutuhkan perangkat lunak yang disebut Sistem Manajemen Basis Data atau juga disebut Database Management System (DBMS). Penggabungan Database Management System (DBMS) dengan Basis Data akan membentuk satu kesatuan yang disebut Sistem Basis Data. Sistem Basis Data adalah suatu sistem penyusunan dan pengelolaan record-record dengan menggunakan komputer, dengan tujuan untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang diperlukan pemakai untuk kepentingan proses pengambilan keputusan.

Bahasa Basis Data (Database) Bahasa basis data merupakan bahasa yang digunakan oleh user untuk berkomunikasi/berinteraksi dengan DBMS yang bersangkutan. Misalnya SQL, dBase, QUEL,dan sebagainya.Secara umum bahasa basis data terdiri atas:Data Definition Language (DDL), merujuk pada kumpulan perintah yang dapat digunakan untuk mendefinisikan objek – objek basis data, seperti membuat sebuah tabel basis data atau indeks primer atau sekunder.Data Manipulation Language (DML), mengacu pada kumpulan perintah yang dapat digunakan untuk melakukan manipulasi data, seperti penyimpanan data ke suatu tabel,kemudian mengubahnya dan menghapusnya atau hanya sekedar menampilkannya kembali.

1.2    KOMPONEN BASIS DATA

Komponen sistem basis data terdiri atas :

1.2.1           Data

Disimpan secara terintegrasi, artinya basis data merupakan gabungan dari berbagai macam file aplikasi yang berbeda yang disusun dengan menghilangkan bagian-bagian yang rangkap. Sebagai alat penghubung digunakan kunci (key). Dipakai secara bersama-sama, artinya masing-masing bagian dari suatu data dapat digunakan atau diakses bersama-sama dalam waktu yang bersamaan oleh pemakai untuk aplikasi yang berbeda.

1.2.2           Perangkat Keras

Mencakup peralatan atau perangkat computer yang digunakan untuk pengelolaan sistem basis data.

1.2.3           Perangkat Lunak

sebagai penghubung antara pengguna dan basis data.

1.2.4           Pengguna

Dibagi menjadi 4 kategori :

a. System Engineer.

Tenaga ahli yang bertanggung jawab atas pemasangan sistem basis data, dan juga mengadakan peningkatan dan melaporkan kesalahan dari sistem tersebut.

b. Database Administrator (DBA).

Tenaga ahli yang mempunyai tugas untuk mengontrol sistem basis data secara keseluruhan, meramalkan kebutuhan akan sistem basis data, merencanakannya dan mengaturnya. 

c. Programmer

Pengguna yang berinteraksi dengan basis data melalui Data Manipulation Language (DML), yang disertakan dalam program yang ditulis dalam bahasa pemrograman induk (seperti C, Pascal, Cobol, dan lain-lain).

d. Pengguna Akhir

- Casual User (pengguna mahir). Pengguna yang berinteraksi dengan sistem tanpa menulis modul program.

- End User (pemakai umum). Pengguna yang berinteraksi dengan sistem basis data melalui pemanggilan satu program aplikasi permanen yang telah ditulis atau disediakan sebelumnya.

-  Specialized / sophisticated User (pengguna khusus)

Pengguna yang menulis aplikasi basis data non-konvensional, tetapi untuk keperluan-keperluan khusus seperti aplikasi Pengolahan Citra, Sistem Pakar.

1.3    HIRARKI DATA

Secara tradisional, data diorganisasikan ke dalam suatu hirarki yang terdiri atas elemen data, rekaman (record), dan berkas (file).

1. Elemen Data

Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Pada data kepegawaian, elemen data yang berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal, dan atribut lain yang menyangkut seorang pegawai.

2. Rekaman

Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Contohnya adalah NIP, nama_pegawai, alamat, kota, telpon seorang pegawai dapat dihimpun dalam sebuah record atau baris. Dalam basis data relasional, rekaman biasa disebut istilah tupel atau baris.

3. Berkas

Himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan rekaman data yang berkaitan dengan suatu subjek.

1.4    TUJUAN DAN MANFAAT BASIS DATA

Tujuan basis data adalah sebagai berikut:

1 Mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan dan kecepatan dalam pengambilan kembali.

2. Tidak adanya redundansi dan menjaga konsistensi data.

3. Pengaturan dalam pemilahan data sesuai dengan fungsi dan jenisnya.

Manfaat basis data:

1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)

2. Kebersamaan Pemakaian (Sharability)

3. Pemusatan Kontrol Data.

4. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)

5. Keakuratan (Accuracy)

6. Ketersediaan (Availability)

7.Kelengkapan (Completeness)

8. Keamanan (Security)

9. Kemudahan dalam Pembuatan Program Aplikasi Baru

10. User View

1.5    OPERASI BASIS DATA

Basis data dianalogikan seperti lemari arsip yang memiliki aturan / cara penyusunan dan penempatan arsip-arsip didalamnya dengan tujuan jika kita ingin mencari dan mengambil kembali arsip/buku dari lemari arsip tersebut dapat dilakukan dengan mudan dan cepat.

Adapun operasi-operasi dasar yang dapat dilakukan dengan basis data adalah sebagai berikut :

1.        Create Database (Pembuatan basis data baru)

2.        Drop Database (Penghapusan basis data baru)

3.        Create Table (File atau pembuatan tabel)

4.        Drop Table (Penghapusan file atau tabel dari suatu basis data)

5.        Insert (Penambahan / pengisian data baru sebuah file / tabel)

6.        Search / Retrieve (Pengambilan data dari sebuah file / tabel)

7.        Delete (Penghapusan data dari sebuah file / tabel)

8.        Display, browse (Menampilkan basis data)

9.        Update, Edit (Mengubah dan meng-edit data yang terdapat di dalam tabel basis data)

10.    Menghapus data dari tabel basis data (delete, zap, pack)

11.    Create Index (Membuat indeks untuk setiap tabel basis data)

1.6    PERSYARATAN BASIS DATA

Ketentuan yang harus diperhatikan pada pembuatan file basis data agar dapat memenuhi kriteria sebagai basis data, yaitu redudansi data, pengaksesan data, data terisolasi untuk standasisasi, masalah keamanan, masalah integritas data, dan multiuser.

1.6.1           Redudansi dan Inkonsistensi Data

Penyimpanan  data yang sama dibeberapa tempat disebut redudansi, hal ini akan menyebabkan pemborosan dan menimbulkan inkonsistensi data (data tidak konsisten) karena bila terjadi maka data harus diubah pada beberapa tempat, hal ini tentunya tidak efisien.

1.6.2           Pengkasesan Data

Data  didalam basis data harus siap diakses oleh siapa saja yang membutuhkan dan mempunyai hak untuk mengaksesnya. Oleh karena itu perlu dibuat suatu program, pengelolaan atau suatu aplikasi untuk mengakses data yang dikenal sebagai Database Management System (DBMS).

1.6.3           Data Terisolasi untuk Standarisasi

Jika data tersebar dalam beberapa file dalam bentuk format yang tidak sama, maka akan menyulitkan dalam menulis program aplikasi, baik untuk mengambil dan menyimpan data. Oleh karena itu data dalam satu database harus dibuat satu format yang sama, sehingga mudah dibuat program aplikasinya.

1.6.4           Masalah Keamanan (Security)

Setiap pemakai system basis data tidak semua bagian diperbolehkan untuk mengakses semua data.Keamanan dapat diatur dan disesuaikan baik ditingkat basis data atau aplikasinya.

1.6.5           Multiple User

Salah satu alasan basis data dibangun / dibuat karena nantinyha data tersebut akan digunakan oleh banyak orang, baik dalam waktu yang berbeda maupun bersamaan. Oleh karena itu, diperlukan basis data yang handal dan dapat mendukung banyak pemakai atau multiuser.

1.7    KELEBIHAN DAN KELEMAHAN BASIS DATA

1.7.1           Kelemahan system basis data :

1. Timbulnya data rangkap 

2. Kesulitan mengakses data

3. Masalah keamanan

4. Data dependence

5. Data terisolir

6. Mahal

1.7.2           Keuntungan system basis data :

keuntungan mengelola dokumen dengan perangkat lunak basis data, yaitu:

1. Integrasi

Dengan perangkat lunak basis data, data tidak disimpan di dokumen yang berbeda.Istilahnya, terintegrasi. Sehingga, alamat anda hanya perlu dicatat satu kali, dan semua kantor administrasi bisa mengakses informasi yang sama.

2. Integritas Data Meningkat

Integritas data berarti data itu akurat, konsisten, dan terbaru.Dalam perangkat lunak basis data, berkurangnya pengulangan data berarti meningkatkan kesempatan integritas data karena semua perubahan hanya dilakukan di satu tempat.Selain itu, banyak perangkat lunak basis data menyediakan sistem cek bawaan yang membantu memastikan akurasi data yang dimasukkan. Ungkapan "garbage in, garbage out" (disingkat GIGO) menunjukkan bahwa sebuah basis data dengan data yang tidak benar tidak akan bisa menghasilkan informasi yang benar.

3. Keamanan Data Meningkat

Meskipun berbagai departemen bisa berbagi pakai data, namun akses ke informasi bisa dibatasi hanya untuk pengguna tertentu.Hanya dengan menggunakan password maka informasi finansial, medis, dan nilai mahasiswa dalam basis data sebuah universitas tersedia hanya bagi mereka yang memiliki hak untuk mengetahuinya.

4. Kemudahan Memelihara Data

Perangkat lunak basis data menawarkan prosedur standar untuk menambahkan, mengedit, dan menghapus rekaman, juga untuk memvalidasi pemeriksaan untuk memastikan bahwa data yang tepat sudah dimasukkan dengan benar dan lengkap ke dalam masing-masing jenis field.Pelayanan backup data membantu memastikan tersedianya data jika terjadi kegagalan sistem primer.

1.8    PENGERTIAN DBMS

Secara umum, DBMS diartikan sebagai suatu program computer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data/informasi dengan praktis dan efisien.

Salah satu jenis DBMS yang sangat terkenal saat ini adalah Relational DBMS (RDBMS), yang merepresentasikan data dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan. Sebuah tabel disusun dalam bentuk baris (record) dan kolom (field). Banyak sekali berkembang perangkat lunak RDBMS ini, misalnya MySQL, Oracle, Sybase, dBase, MS. SQL, Microsoft Access (MS. Access) dan lain-lain. Ada 3 kelompok perintah yang digunakan dalam mengelola dan mengorganisasikan data dalam RDBMS, yaitu :

a.         Data Definition Language: merupakan perintah-perintah yang digunakan oleh seorang Database Administrator untuk mendefinisikan struktur dari database, baik membuat tabel baru, menentukan struktur penyimpanan tabel, model relasi antar tabel, validasi data, dan lain sebagainya.

b.        Data Manipulation Language (DML): perintah-perintah yang digunakan untuk memanipulasi dan mengambil data pada suatu database. Manipulasi yang dapat dilakukan terhadap data adalah :

Penambahan data

Penyisipan data

Penghapusan data

Pengubahan data

c.         Data Control Language: bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dan lain-lain. Lebih mengarah ke segi sekuritas data.

1.9    KOMPONEN DBMS

Sebuah DBMS (Database Management System) umumnya memiliki sejumlah komponen fungsional (modul) seperti :

1.             File Manager, yang mengelola ruang dalam disk dan struktur data yang dipakai untuk merepresentasikaninformasi yang tersimpan dalam disk.

2               Database Manager, yang menyediakan interfaceantara data low-level yang ada di basis data denganprogramaplikasi dan query yang diberikan ke sistem.

3               Query Processor, yang menterjemahkan perintahperintah dalam query language ke perintah low-level yangdapat dimengerti oleh database manager.

4               DML Precompiler, yang mengkonversi perintah DMLyang ditambahkan dalam sebuah program aplikasikepemangin prosedur normal dalam bahasa induk.

5               DDL Compiler, yang mengkonversi perintah-perintahDDL ke dalam sekumpulan tabel yang mengandung metadata. Tabel-tabel ini kemudian disimpan dalam kamus data.

1.10 TUJUAN, FUNGSI, MANFAAT DBMS

1.10.1       Tujuan DBMS

Tujuan utama DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan abstrak dari data bagi user.Jadi sistem menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat, tetapi data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan efisien yang digunakan adalah  bagaimana merancang struktur data yang kompleks, tetapi tetap dapat digunakan oleh pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui kompleksitas struktur data. Basis data menjadi penting karena munculnya beberapa masalah bila tidak menggunakan data yang terpusat, seperti adanya duplikasi data, hubungan antar data tidak jelas, organisasi data dan update menjadi rumit. Jadi tujuan dari pengaturan data dengan menggunakan basis data yaitu sebagai berikut:

1. Menyediakan penyimpanan data untuk dapat digunakan oleh organisasi saat sekarang dan masa yang akan datang.
2. Kemudahan pemasukan data, sehingga meringankan tugas operator dan menyangkut pula waktu yang diperlukan oleh pemakai untuk mendapatkan data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data yang ditangani.
3. Pengendalian data untuk setiap siklus agar data selalu up-to-date dan dapat mencerminkan perubahan spesifik yang terjadi di setiap sistem.
4. Pengamanan data terhadap kemungkinan penambahan, pengubahan, pengerusakan dan gangguan-gangguan lain.

1.10.2       Fungsi DBMS

Fungsi dari Database Management System (DBMS) Yaitu

- Penyimpanan, pengambilan dan perubahan data

- Katalog yang dapat diakses pemakai

- Mendukung Transaksi

- Melayani kontrol concurrency

- Melayani recovery

- Melayani autorisasi

- Mendukung komunikasi data

- Melayani integrity

- Melayani data independence

- Melayani utility

1.10.3       Maanfaat DBMS

Manfaat yang diperoleh dari penyusunan database adalah :

- Mengatasi kerangkaan (redundancy) data.

- Menghindari terjadinya inkonsistensi data.

- Mengatasi kesulitan dalam mengakses data.

- Menyusun format yang standar dari sebuah data.

- Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user).

- Melakukan perlindungan dan pengamanan data (data security).

1.11KEUNGGULAN DAN KEKURANGAN

1.11.1       KEUNGGULAN

1. Kepraktisan. Sistem yang berbasis kertas akan menggunakan kertas yang sangat banyak untuk menyimpan informasi, sedangkan DBMS menggunakan media penyimpanan sekunder yang berukuran kecil tetapi padat informasi.

2. Kecepatan. Mesin dapat mengambil atau mengubah data jauh lebih cepat daripada manusia.

3. Mengurangi kejemuan. Orang cenderung menjadi bosan kalau melakukan tindakan-tindakan berulang yang menggunakan tangan (misalnya harus mengganti suatu informasi).

4. Kekinian. Informasi yang tersedia pada DBMS akan bersifat mutakhir dan akurat setiap hari.

1.11.2       KEKURANGAN

1. Kemubaziran data

2. Keterbatasan berbagi data

3. Ketidakkonsistenan dan kurangnya integritas

4. Ketidakluwesan.

1.12 MODEL BASIS DATA

Model data adalah kumpulan konsep yang terintegrasi yang menggambarkan data, hubungan antara data dan batasan-batasan data dalam suatu organisasi.Fungsi dari sebuah model data untuk merepresentasikan data sehingga data tersebut mudah dipahami.Untuk menggambarkan data pada tingkat eksternal dan konseptual digunakan model data berbasis objek atau model data berbasis record.

1.       Model Data Berbasis Objek menggunakan konsep entitas, atribut dan hubungan antar entitas. Beberapa jenis model data berbasis objek yang umum adalah :

a)       Entity-Relationship

b)       Semantic

c)       Functional

d)       Object-Oriented

2.       Model Data Berbasis Record, basis data terdiri dari sejumlah record dalam bentuk yang tetap yang dapat dibedakan dari bentuknya. Ada 3 macam jenis model data berbasis record yaitu :

a)       Model Data Relasional (Relational), merupakan model data yang paling populer saat ini. Menggunakan model berupa tabel berdimensi dua yang disebut relasi atau tabel. Memakai kunci tamu (foreign key) sebagai penghubung dengan tabel lain.

b)       Model Data Hierarkhi (Hierarchical), dikenal pula sebagai model pohon.

c)       Model Data Jaringan (Network), disebut juga model CODASYL.

1.13 Sumber Referensi

Slide Pertemuan 5 Sistem Informasi Manajemen

http://andrisetiardy.blogspot.com/2014/05/makalah-tentang-basis-data.html

Read More

COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM

PERTEMUAN 4 COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM

4.1 Konsep Dasar CBIS
Kita telah mengetahui bahwa manajer membuat keputusan untuk menyelesaikan masalah dan informasi digunakan untuk membuat keputusan tersebut. Informasi diperoleh dari sistem formal maupun informal dan ditampilkan secara lisan maupun tertulis. Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (CBIS) untuk menggambarkan lima sub sistem yang menggunakan komputer yang menyediakan informasi untuk pemecahan masalah.
4.2 Sub-sistem dalam CBIS
4.2.1 Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mngubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi user, baik di dalam maupun di luar perusahaan.
4.2.2 Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sekelompok orang, seperangkat pedoman dan petunjuk, peralatan pengolahan data untuk memilih, menyimpan, mengolah dan mengambil data untuk mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan sehingga menghasilkan informasi yang paling efisien.
4.2.3 Sistem Penunjang Keputusan
Sistem Penunjang Keputusan (SPK) adalah suatu sistem yang digunakan untuk membantu manajer dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur, mendukung penilaian manajer, serta meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer.
4.2.4 Otomatisasi Kantor
Otomatisasi Kantor ( Office Automation / OA ) adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal, terutama berkaitan dengan komunikasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan, dengan tujuan untuk meningkatkan produktifitas.
4.2.5 Sistem Pakar
Sistem Pakar ( Expert System ) merupakan suatu sistem berbasis pengetahuan (knowledge based-system) yang menggunakan pengetahuan manusia untuk memecahkan masalah. Sistem Pakar memiliki potensi untuk memperluas kemampuan pemecahan masalah manajer melebihi kemampuan normalnya.
4.3 Model CBIS

Sumber: Slide Pertemuan 4 Sistem Informasi Manajemen
Gambar 4.1 Model dalam Computer Based Information System

4.4 Sistem Informasi Fungsional dalam CBIS

Sumber: Slide Pertemuan 4 Sistem Informasi Manajemen
Gambar 4.2 Sistem Informasi Fungsional dalam Computer Based Information System
4.5 Menjustifikasi CBIS

Sumber: Slide Pertemuan 4 Sistem Informasi Manajemen
Gambar 4.3 Justifikasi dalam Computer Based Information System
4.6 Siklus hidup sistem
4.6.1 Definisi siklus hidup sistem
Siklus hidup sistem adalah suatu proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem, sub-sistem informasi berbasis komputer. Saat suatu sistem berakhir masa kegunaannya dan harus diganti, maka suatu siklus kehidupan baru dimulai, diawali dengan tahap perencanaan.
4.6.2 Tahapan dalam siklus hidup sistem
1. Tahap Perencanaan
Dalam tahap perencanaan, dibuat sketsa / gambaran umum mengenai sistem yang akan dibuat. Dalam tahapan ini belum dimasukkan semua sumber daya kebutuhan secara detail.
2. Tahap Analisis
Dalam tahap analisis, dilakukan pendefinisian masalah, sumber daya yang dibutuhkan, kendala-kendala yang mungkin dihadapi, penentuan mengenai pembuatan sistem baru atau hanya pengembangan sistem yang sudah ada.
3. Tahap Perancangan
Dalam tahap perancangan, dibuat prototipe atau bentuk sederhana dari sistem yang akan dibuat, dengan biaya yang tidak terlalu mahal. Dalam tahapan ini belum dibuat sistem sebenarnya, melainkan hanya “sistem kecil” yang mewakili sistem sebenarnya untuk tujuan pengujian-pengujian.
4. Tahap Penerapan
Dalam tahap penerapan, prototipe yang sudah lulus dalam pengujian, kemudian dibuat sistem sebenarnya. Sistem sebenarnya harus sesuai dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.
5. Tahap Penggunaan
Dalam tahap penggunaan, sistem sudah dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dari pembuat sistem. CBIS merupakan salah satu contoh sistem yang dibuat melalui penggunaan siklus hidup sistem. Penggunaan CBIS (umur sistem) mempunyai waktu beberapa bulan atau beberapa tahun saja, setelah itu dilakukan pembaharuan sistem.
 
4.7 Penerapan CBIS
Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka pada pengembangan sistem berbasis komputer, tetapi pada akhirnya user juga yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem tersebut. User dalam hal ini adalah manajer. Jadi, tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.
Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup sistem dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Dalam tahap penggunaan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Saat CBIS sudah tidak mampu lagi menyediakan dukungan yang diharapkan, maka manajer harus mampu membuat keputusan untuk pembuatan CBIS baru yang lebih handal.

Sumber: Slide Pertemuan 4 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 4.4 Peran yang dilakukan manajer dan spesialis informasi selama sistem siklus hidup berlangsung

4.8 Sumber Referensi
Slide Pertemuan 4 Sistem Informasi Manajemen

Read More

GAMBARAN UMUM MANAJEMEN DAN CBIS

PERTEMUAN 3 GAMBARAN UMUM MANAJEMEN DAN CBIS

3.1 Konsep Dasar Manajemen
3.1.1 Definisi Manajemen
a) Menurut Encyclopedia of the Social Science :
Manajemen adalah suatu proses pelaksanaan suatu tujuan tertentu  diselenggarakan dan diawasi.
b) Menurut Manullang :
Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

Dari dua definisi sebelumnya dapat disimpulkan bahwa :
Manajemen adalah proses atau kegiatan yang mengorganisir, mengendalikan suatu proses kerja untuk mencapai tujuan biasanya dilakukan oleh seorang manajer dalam organisasi.

3.1.2 Piramida Organisasi (R. Antoni)

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.1 Piramida Organisasi Menurut R. Antoni

Menurut R. Antoni, manajemen dalam suatu organisasi dapat dibagi menjadi tiga tingkatan, yaitu :
1) Manajemen Tingkat Atas (Top Management), terdiri dari direktur utama, direktur, dan eksekutif lainnya. Melakukan kegiatan perencanaan strategis, yang mengetahui dampak adanya keputusan mengenai keseluruhan organisasi untuk tahun-tahun yang akan datang.
2) Manajemen Tingkat Menengah (Middle Management), terdiri dari kepala divisi (kepala bagian) dan kepala cabang. Melakukan kegiatan pengendalian manajemen, yang bertanggung jawab menjadikan rencana menjadi tindakan dan untuk memastikan tercapainya tujuan organisasi.
3) Manajemen Tingkat Bawah (Low Management), terdiri dari supervisor, mandor, pimpinan kelompok (leader). Melakukan kegiatan pengendalian operasional, yang bertanggung jawab untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan oleh manajemen tingkat menengah.
3.1.3 Dimana Manajer Ditemukan
Manajer dapat ditemukan di mana-mana, tetapi perlu disadari bahwa mereka ada di berbagai tingkat dan di dalam berbagai bidang fungsional di dalam perusahaan.
3.1.4 Tingkatan Manajemen
Tingkatan manajer di dalam organisasi adalah :
a) Tingkat perencanaan strategis
b) Tingkat pengendalian manajemen
c) Tingkat pengendalian operasional
3.2 Tingkat perencanaan strategis
Pada dasarnya, perencanaan strategis meliputi hal-hal berikut ini :
1. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi.
2. Penetapan tujuan.
3. Penentuan strategi.
3.2.1 Proses Evaluasi Lingkungan Luar Organisasi
Top Management harus pandai mengevaluasi perubahan lingkungan luar organisasi dan mampu bereaksi dengan cepat terhadap kesempatan-kesempatan yang diberikan luar, seperti produk baru, pasar baru, pengembangan pasar, dsb.
Selain itu, top management juga harus tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar yang dapat merugikan organisasi dan sedapat mungkin merubahnya menjadi kesempatan.
3.2.2 Penetapan tujuan
Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi yang bersifat jangka panjang.
Misalnya : tujuan organisasi pemasaran adalah dalam 5 tahun ke depan menjadi penjual yang terbesar di dalam pasar dalam negeri dengan menguasai 60% pangsa pasar.
3.2.3 Penentuan Strategi
Top Management menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Inilah yang disebut dengan strategi.
Dengan adanya strategi, maka semua kemampuan dan sumber daya organisasi (seperti modal, material, personil, dan kesempatan) dikerahkan guna mencapai tujuan organisasi.
3.3 Tingkat Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien.
Pengendalian manajemen merupakan tingkatan taktik (tactical level), yaitu bagaimana middle management menjalankan taktik-taktik supaya perencanaan strategi dapat berhasil dilakukan.
Taktik yang dilakukan, biasanya, bersifat jangka pendek (kurang atau sama dengan 1 tahun).
3.4 Tingkat Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Pengendalian operasional ini merupakan proses penerapan program yang telah ditetapkan dalam tingkat pengendalian manajemen.
Pengendalian operasional dilakukan di bawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas low management.
3.5 Manajemen dan Tingkat Informasi
Karakteristik informasi yang diperlukan oleh masing-masing Tingkat Manajemen :
1. Sumber Informasi : eksternal atau internal.
2. Lingkup Informasi : global atau parsial.
3. Kurun Waktu Informasi : jangka panjang atau jangka pendek.
4. Kelengkapan Informasi : hal-hal pokok atau lengkap.
5. Kerincian Informasi : ringkas atau detail.
6. Kerangka Waktu : masa depan atau masa lalu.
7. Saat Penyajian Informasi : sesuai kebutuhan atau periodik rutin.
3.5.1 Sumber Informasi: Eksternal / Internal

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.2 Sumber Informasi Eksternal dan Internal

3.5.2 Lingkup Informasi: Global / Parsial

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.3 Lingkup Informasi: Global / Parsial

3.5.3 Kurun Waktu Informasi: Jangka Panjang / Pendek

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.4 Kurun Waktu Informasi: Jangka Panjang / Pendek

3.5.4 Kelengkapan Informasi: Hal pokok / Lengkap

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.5 Kelengkapan Informasi: Hal pokok / Lengkap

3.5.5 Kerincian Informasi: Ringkas dan Detail

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.6 Kerincian Informasi: Ringkas dan Detail

3.5.6 Kerangka Informasi: Masa Depan dan Masa Lalu

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.7 Kerangka Informasi: Masa Depan dan Masa Lalu

3.5.7 Penyajian Informasi: Sesuai Kebutuhan / Periodik

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.8 Penyajian Informasi: Sesuai Kebutuhan / Periodik

3.6 Bidang Fungsional
Bidang fungsional perusahaan terdiri dari tiga bidang utama yaitu :
1. Pemasaran, bidang fungsional perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang atau jasa.
2. Manufaktur, bidang fungsional perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan dan perakitan produk.
3. Keuangan, bidang fungsional perusahaan yang bergerak dalam bidang keuangan perusahaan.
3.7 Fungsi Manajemen: Henry Fayol
Sekitar tahun 1914, seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis bernama Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan 5 fungsi manajemen yang utama, yaitu :
1. Planning (Merencanakan).
Manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.
2. Organizing (Mengorganisasikan).
Manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tsb.
3. Staffing (Menyusun Staf).
Manajer menyusun para staf untuk melaksanakan rencana yang telah ditentukan.
4. Directing (Mengarahkan).
Manajer mengarahkan sumber daya yang ada untuk menjalankan rencananya.
5. Controling (Mengendalikan).
Manajer mengendalikan sumber daya yang dimiliki dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

3.8 Peran Manajerial: Mintzberg
1. Peran antar pribadi
a) Figurehead (kepala)
b) Leader (pemimpin)
c) Liasion (penghubung)
2. Peran informasi
a) Monitor (pemantau)
b) Disseminator (pewarta)
c) Spokesperson (juru bicara)
3. Peran keputusan
a) Enterpreneur (wirausaha)
b) Disturbance handler (pemecah masalah)
c) Resource allocator (pembagi sumber daya)
d) Negotiator (perunding).
3.8.1 Peran Antar Pribadi (Interpersonal Role)
a) Figurehead (kepala), manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial, seperti mendampingi pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas yang tersedia.
b) Leader (pemimpin), manajer memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta menyediakan motivasi dan dorongan.
c) Liasion (penghubung), manajer menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit manajer, seperti rekan kerja, dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah bisnis.
3.8.2 Peran Informasi (Informational Role)
a) Monitor (pemantau), manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit. Indera manajer mengamati aktivitas internal unit dan lingkungannya.
b) Disseminator (pewarta), manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain dlm unitnya.
c) Spokesperson (juru bicara), manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di luar unitnya, seperti pimpinan dan orang-orang di lingkungannya.
3.8.3 Peran Keputusan (Decisional Role)
a) Enterpreneur (wirausaha), manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, seperti mengubah struktur organisasi.
b) Disturbance handler (pemecah masalah), manajer bereaksi pada kejadian-kejadian yang tidak terduga, seperti devaluasi dollar di negara asing yang menjadi tempat operasi perusahaannya.
c) Resource allocator (pembagi sumber daya), manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit bawahan mana saja yang mendapatkan sumber daya tertentu.
d) Negotiator (perunding), manajer menengahi perselisihan, baik di dalam unitnya maupun antara unit dan lingkungannya.
3.9 Keahlian Manajer
1. Keahlian komunikasi, manajer berkomunikasi (menerima dan mengirimkan informasi) dengan bawahan, atasan, manajer lain, dan orang-orang di luar perusahaan, dalam bentuk lisan (laporan, surat, memo, e-mail, dan terbitan berkala) maupun tertulis (komunikasi saat rapat, penggunaan telepon, meninjau fasilitas, dan berbagai kegiatan sosial).
2. Keahlian pemecahan masalah, manajer memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.
3.10 Pengetahuan Dasar Manajer
1. Mengerti komputer, mencakup pengertian mengenai istilah-istilah dalam komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, ddan hal-hal lain yang berhubungan dengan teknologi komputer.
2. Mengerti informasi, meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari  prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi kepada orang lain.
3.11 Manajer dan Sistem
a) Seorang manajer harus mampu memandang organisasinya sebagai suatu sistem.
b) Organisasi  terdiri dari sejumlah sumber daya dan sumber daya – sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan yang telah ditentukan oleh manajemen atau pemilik organisasi.
3.12 Contoh yang tidak memikirkan sistem

Sumber: Slide Pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3.9 Contoh yang tidak memikirkan sistem

3.13 Sumber Referensi
Slide pertemuan 3 Sistem Informasi Manajemen

Read More